国家开放大学电大专科《办公室管理》筒答设计题题库及答案（试卷号2180）
盗传必究 一、筒答题 1．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分）
2．简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
答：(1)剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5分）
(2)剪彩的程序：请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。（5分）
3．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解． 答：(1)办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（3分）
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；
二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；
三是出“馊主意”，帮饲忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。（7分）
4．筒述会务管理中对会务工作人员的要求． 答：(1)会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；
(2分) (2)组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；
（2分）
(3)做好联络协调（沟通协调能力强）；
(2分) (4)会议记录与保密(业务素质强，有原则)}(2分) (5)会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。（2分）
5．简述文员向上司做请示的注意事项。
答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。（5分）
(2)请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。（5分）
6.核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）
(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）
(3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）
(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）
(5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）
7．简述办公室的四种含义。
答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（3分）
(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3分）
(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。（3分）
(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。（1分）
8．会见与会谈的前期准备工作有哪些？ 答：(1)确定议题和明确目标。（2分）
(2)收集信息和分析双方材料。（2分）
(3)确定参加人员。（2分）
(4)双方协商时间、地点。（2分）
(5)布置座位。（2分）
9．办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面？ 答：一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。（3分）
二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。（3分）
三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。（4分）
10．制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？ 答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。（3分）
(2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3分）
(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（2分）
(4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。（2分）
11．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）
有两种形式．：
(1)议决性会议纪要。（2分）
(2)周知性会议纪要。（2分）
12．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。（1分）
使用提示性备忘录。（1分）
准备约会表。（1分）
准备特殊提示卡。（1分）
准备交往提示文件。（1分）
二、设计题 1.X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答：(1)办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（8分）
(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（8分）
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（7分）
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。（7分）
2．设计一份电话记录表 3.上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？ 答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。（6分）
(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分）
(3)上司回头时，递上便条与铅笔。（3分）
(4)退一步，等候指示。（2分）
4．如何接受对方的名片？ 答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分）
(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（4分）
(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。（4分）
(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5分）
5.办公室的清理和清扫方法。
答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。
(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。
(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。
(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。
(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。
(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。
(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
6.当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？ 答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”（3分）
(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。（3分）
(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生（女士），现在已经来了”。（4分）
(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生（女士），真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。（5分）
7．所谓有问题的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？ 答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（4分）
(2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3分）
(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；
如果是女性；
女文员可能会使她平静下来；
如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4分）
(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；
②公司经营时间不长；
③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4分）
8.某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
(3分) (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
（3分）
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
(3分) (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
(3分) (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3分）
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