中铁电化运营管公司物资供应商管理办法

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 中铁电化运管公司物资供应商管理办法

 第一章

 总

 则 第一条

 为进一步加强供应商的有序管理,净化采购供应渠道,控制采购风险,保证物资质量,降低采购成本,推进电子商务采购,特制定本办法。

 第二条

 本办法规定了 A、B、C 类物资供应商的分类,物资供应商的初评、评审准入程序、紧急评审、供应商的考核考评等相关内容;本办法适用于运管公司各单位维管项目及工程项目所需各类物资的供应商管理。

 第三条

 本办法根据《中铁电气化局集团公司物资供应商管理制度》(电物〔2015〕648)号的有关规定制定。

 第四条

 供应商管理要遵循以下原则 (一)统一标准原则。建立统一准入资质条件和评审与考评标准的合格供应商数据库,所有物资采购活动必须在数据库内选择供应商,但国家或上级主管机构另有规定的除外。

 (二)分类分级原则。供应商按照提供物资的重要性和物资采购权限范围分为股份公司(A类)、集团公司(B类)、子分公司(C类)三类(见附件 3),并实行不同职责层面上分别对供应商进行管理,A、B、C 类供应商根据物资采购权限范围的变化实行动态调整。

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 C 类物资供应商实行两级分类管理,公司主要对各单位采购的专业工器具,水泥制品(三板、坠砣、复合盖板、电力标桩等),小型继电器,通用型仪器仪表,A、B 类物资配套的主要配件供应商进行管理。

 (三)资源共享原则。集团公司建立 A、B 类合格供应商名录,办理准入证;公司在全公司范围内建立公司级 C 类物资合格供应商名录;各单位建立本单位的 C 类供应商名录。实现资源共享。

 (四)动态考核原则。通过对供应商产品质量、产品价格、合同执行情况及产品服务等方面的综合量化考评,实现对供应商的动态考核,优化供应商结构,扶优汰劣。

 第二章

 组织机构与管理职责 第五条

 公司成立供应商管理领导小组。

 组

 长:分管物资工作的公司领导 副组长:公司物资管理部部长 组

 员:公司工程、经济、财务、审计、法律、安质、纪检监察等部门相关人员。

 主要职责是:负责供应商管理的业务指导和 A、B 类供应商的初审,以及公司级 C 类供应商的评审工作。

 第六条

 运管公司物资部主要职责 (一)贯彻执行集团公司供应商管理制度和办法。

 (二)负责受理 A、B 类供应商的申请、信息收集、初步评审、评价等日常管理工作,并按时上报集团公司评审、

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 评价信息。

 (三)负责公司级 C 类供应商数据库的建设、管理、评审和年度审验工作。

 (四)负责组织公司各处、段对《名录》内有合同关系的供应商进行年度考评,并将 A、B 类供应商考评结果汇总后上报集团公司物资管理部。

 第七条

 各单位成立供应商管理管理小组。

 组

 长:分管物资工作的副职领导; 副组长:各单位物资部门负责人; 组

 员:工程、经济、财务、安全、纪检监察等部门相关人员; 主要职责:负责本单位 C 类供应商的评审、指导对供应商的考核工作。

 第八条

 各单位物资部门职责 (一)负责对有合同关系的 A、B、C 类供应商进行动态测评和年度评价,并将动态测评和年度评价情况报公司物资部。

 (二)负责公司级 C 类供应商的筛选和推荐工作,并将供应商名册报公司物资部。

 (三)负责对有合同关系的公司级 C 类供应商进行动态评估考核和年度评价,并将动态评估考核和年度评价情况报公司物资部。

 (四)建立本单位管辖范围内 C 类供应商名录,并定期进行动态管理及日常考核。

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 第 九 条

 相关部门的职责:生产技术部、工程管理部负责产品生产技术能力方面的审核;经济管理部负责产品价格水平的审核;安全质量环保部负责质量保证体系、产品质量标准审核;财务部、审计部负责企业财务会计制度和财务状况的审核;法律合规部负责企业资格合法性审核;纪检监察部负责评审程序过程的监督。

 第三章

 供应商准入管理 第 十 条

 物资供应商数据库实行合格准入制,集团公司颁布 A、B 类合格物资供应商准入证,公司颁布公司级 C 类合格物资供应商名录,各单位发布本单位 C 类合格供应商名录,未获得准入资格的供应商不得进入合格供应商数据库。

 第十 一 条

 A、B 类物资供应商的准入必须具备以下基本条件:

 (一)具有企(事)业法人资格和独立承担民事责任的能力,能够为公司维管、施工生产提供采购所需物资; (二)遵守国家法律法规和集团公司有关规定,具有良好的商业信誉; (三)具备必要的生产能力、经营场所和专业技术人员等履行合同的能力和履行合同的良好记录; (四)具有健全的财务会计制度和良好的财务状况; (五)提供的物资符合国家、行业或企业的技术、安全和环境保护的标准; (六)具有完善的质量保证体系和良好的售后服务能

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 力; (七)代理商应具备前款规定的资料和有效的产品代理销售证书; (八)具有法律法规规定的其它条件。

 第十 二 条

 C 类供应商准入资格及条件 (一)公司级 C 类供应商准入资格及条件 (1)具有企(事)业法人资格和独立承担民事责任的能力; (2)遵守国家法律法规具有良好的商业信誉; (3)具备必要的经营场所、履行合同的能力和履行合同的良好记录; (4)供应商注册资本要求在 80 万元及以上,具有健全的财务会计制度和良好的财务状况; (5)供应商成立到准入日期必须满 3 年以上,具有良好的售后服务能力; (6)代理商应具备有效的产品代理销售证书; (7)必须能够开具增值税专用发票; (8)具有法律法规规定的其它条件。

 (二)各单位管辖范围内 C 类供应商准入资格及条件 (1)具有企(事)业法人资格和独立承担民事责任的能力; (2)遵守国家法律法规和具有良好的商业信誉; (3)供应商成立到准入日期必须满 1 年以上,具有良好的售后服务能力;

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 (4)代理商应具备有效的产品代理销售证书; (5)具有法律法规规定的其它条件。

 第四章

 供应商评审程序 第十 三 条

 公司物资部牵头组织工程技术、经济、财务、审计、法律、安全、纪检监察等相关部门成立供应商评审组,对 A、B 类及公司级 C 类供应商评审;各单位物资部门牵头组织技术、安全、经营、财务、纪检监察对本单位管辖范围内 C 类物资供应商进行评审。

 第十 四 条

 A、B 类供应商提供的《物资供应商准入申请表》 (见附件 4-1),按照《物资供应商评审表》 (见附件 4-2.1)的内容进行评审,列出经评审的 A、B 类准入供应商推荐名册 4-2.2(附评审表),报集团公司物资管理部归类汇总,经集团公司供应商领导小组核准后建立《合格物资供应商名录》。

 公司级 C 类供应商准入评审结果报集团公司物资管理部备案,并统一在集团公司 OA 办公平台上发布;公司物资部建立《合格物资供应商名录》。

 各单位 C 类供应商准入评审结果报公司物资管理部备案。

 第十 五 条

 供应商准入的办理流程 (一)

 A、B 类供应商 集团公司准入征集(开发)→供应商准入申请→公司准入初评→集团公司评审→集团公司核准发布→集团公司注

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 册颁证→动态评估考核→集团公司年度审验→信息更新的程序办理。

 (二)公司级 C 类供应商 运管公司准入征集→供应商准入申请→各单位收集整理筛选→公司物资部准入评审→集团公司备案公司→公司物资部核准发布→动态评估考核→年度审验→信息更新的程序办理。

 (三)各单位管辖范围内 C 类供应商 各单位准入征集→供应商准入申请→各物资部门准入评审→公司备案→动态评估考核→年度审验→信息更新的程序办理。

 第十 六 条

 供应商有下列情形之一的 A、B、C 类供应商,评审为不合格,不能获取准入资格:

 (一)不符合准入申请条件的; (二)提供的资质材料有虚假或者超过有效期限的; (三)近三年有不良行为的; (四)供应商有违法行为或有严重产品质量问题的; (五)法律法规规定的其他条件。

 第十 七 条

 经评审合格准入供应商, A、B 类供应商准入证由集团公司物资管理部统一发放,在集团公司各单位范围内共享有效。公司级 C 类供应商通过发布《运管公司合格供应商名录》,在公司范围内共享有效;各单位 C 类供应商发布本单位《合格供应商名录》仅在本单位范围内有效。

 第十 八 条

 应急评审:物资采购需从上级管理单位发布

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 的《合格物资供应商名录》中选择供应商,若不能满足采购需要,确需使用不在合格名录内的供应商,应进行应急评审(见附件 4-5 或 5-5)。

 (一)应急评审须具备下列条件之一。

 1.《合格物资供应商名录》内供应商准入产品的可选择范围低于三家的; 2.《合格物资供应商名录》内没有适合选择的供应商; 3.产品需要与既有技改项目进行接口、配套、兼容的; 4.甲方或设计单位有特殊规定或要求的(需书面依据); 5.受地域性限制或影响的材料; 6.其它必须进行应急评审的。

 (二)应急评审程序。

 1.采购单位根据施工项目的实际需用情况,须对潜供应商从以下方面进行客观公正的评价,形成评价结论及建议名册,上报公司物资部。

 ⑴企业资质对承担施工项目任务的满足程度(整体实力、生产规模、质量管理、环境保护、经营状况等); ⑵企业产品对施工项目需求的适应程度(技术特点、生产工艺、产品出厂验收组织及产品合格率、价格水平等); ⑶企业售后服务能力(服务承诺、服务网点、产品使用培训、安装调试及售后服务等)。

 2.采购单位上报的评价结论及建议名册经公司物资部审核后,填制《物资供应商评审表》,并形成供应商应急评审报告,按照供应商管理分工分别处置(A、B 类上报;C 类

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 核准,列入本单位《临时合格物资供应商名录》)。

 3.公司将 A、B 类供应商应急评审报告,上报集团物资管理部核准后方可实施采购,列入集团公司《临时合格物资供应商名录》。

 4.各单位 C 类物资供应商报公司物资部进行核对登记后,列入本单位《临时合格物资供应商名录》。

 第五章

 供应商考核管理 第十 九 条

 A、B 类供应商的审验 合格供应商每年进行一次定期年度审验。集团公司物资管理部向 A、B 类供应商发出定期审验通知;并要求其填写《合格供应商审验表》(见附件 4-3)

 (一)年度审验须提交下列资质材料的复印件(原件备查):

 1.上一年度企业法人营业执照副本、组织机构代码证、和税务登记证 ;(注:

 营业执照、组织机构代码证和税务登记证已实行“三证合一”的,加载为统一社会信用代码的营业执照,可相应予以调整。)

  2.上一年度会计师事务所审计报告以及年终资产负债表、损益表; 3.银行资信证明; 4.质量管理认证证书和其他特许经营许可证书; 5.产品代理销售证书; 6.集团公司定期审验通知规定的其他资料。

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 (二)审验中供应商有下列情形之一的为不合格:

 1.提供的资质材料有虚假或者超过有效期限的; 2.会计报表未经会计师事务所审计或者有关财务数据达不到集团公司物资供应商库最低要求的; 3.在定期审验周期内,参加采购活动评价结论为不满意达到三次以上的; 4.在定期审验周期内,受到三次以上一般不良行为处罚或者两次以上严重不良行为处罚的; 5.其他违反国家和集团公司有关规定的。

 第 二 十条

 C 类供应商年度审验 (一)公司级 C 类供应商每年进行一次定期年度审验。公司物资管理部向供应商发出定期审验通知,并要求其填写《C 类合格供应商审验表》(附件 5-3);供应商需提交以下资料:

 (1)年度审验须提交下列资质材料的复印件(原件备查):

 1.上一年度企业法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证;(注:

 营业执照、组织机构代码证和税务登记证已实行“三证合一”的,加载为统一社会信用代码的营业执照,可相应予以调整。)

  2.上一年度会计报告及年终资产负债表、损益表; 3.产品代理销售证书(复印件)。

 (2)审验中供应商有下列情形之一的为不合格:

 1.提供的资质材料有虚假或者超过有效期限的;

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 2.会计报表有关财务数据达不到要求的; 3.在定期审验周期内,参加采购活动评价结论为不满意达到两次以上的; 4.在定期审验周期内,受到两次以上一般不良行为处罚或者一次以上严重不良行为处罚的; 5.其他违反国家有关规定的。

 (二)各单位管辖范围内 C 类供应商自行组织审验,保管好审验资料,并报公司物资部备案。

 (1)年度审验须提交下列资质材料的复印件(原件备查):

 上一年度企业法人营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证。(注:

 营业执照、组织机构代码证和税务登记证已实行“三证合一”的,加载为统一社会信用代码的营业执照,可相应予以调整。)

  (2)审验中供应商有下列情形之一的为不合格:

 1.提供的资质材料有虚假或者超过有效期限的; 2.在定期审验周期内,参加采购活动评价结论为不满意达到两次以上的; 3.其他违反国家有关规定的。

 第 二 十 一 条

 动态评估考核。

 各单位要建立供应商《日常管理考核动态管理台帐》,发现供应问题及时上报公司物资部。

 (一)A、B 类供应商动态考核 (1)各单位在进场物资验收和使用过程中发现有质量

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 问题的,须在 3 个工作日内向物资管理部反馈。对于物资合同执行过程中,若发现供应商有产品价格、合同履约与产品服务方面的问题,须做好记录,填写“工作联系通知单”(附件 4-7),及时通知供应商落实处理,并根据记录情况,相应扣减年度考核评价分数。

 (2)公司物资部加强对供应商的日常管理,提供并报告供应商不良行为的相关证据,每年的四季度组织各单位(项目部)按照《物资供应商年度考评内容及评分标准》(见附件 4-4)对年度有交易活动的供应商(含临时供应商)进行年度考评(满分为 100 分,只扣分不加分),汇总后的年度考核结果和优质供应商推荐表于每年的 1 月中旬报集团公司物资管理部。

 (3)集团公司物资管理部汇集各公司物资部填报的年度考评结果及核实确认供应商不良行为种类(档次),提出考评处理建议(报告)报集团公司供应商管理小组核准,考评结果定期在集团公司办公平台...

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