会计档案整理办法 (一)决算报表 1、按“卷”整理。一册(本)为一卷,编制一个档号,档号构成:全宗号-目录号-案卷号。
2、编页号:以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
3、填写会计档案盒的封面及盒脊 (1 )
全宗名称:全宗名称相当于立档单位的名称,填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
(2)案卷题名:由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
(3)起止时间:填写形成本盒会计档案的起止年月日。
(4)卷数、张数:填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
(5 )保管期限:按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
(6)全宗号、目录号 (7)案卷号:填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
(8)盒号:暂不填。
(9)填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入档案管理软件。
5、打印档案案卷目录。
(二)会计账簿 1、有页号的可不再另编页号。
2、其他操作与决算报表一样,只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号,案卷号连续编。
3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的,则用完后归档。(最多两年使用一册账簿)
4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样,只是目录号不同。
5、录入档案管理软件。
6、打印档案案卷目录
(三)会计凭证 1、排列:按年度的先后排列,同一年度内按月份的先后排列。
2、会计凭证的编号:
每本凭证一个档号,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处,没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。
3、装盒并填写:
编号完成后,按顺序装入会计档案凭证盒,装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写,填写方法与会计凭证封面一致。
(1)单位名称:填写形成会计档案的单位名称,必须用全称或通用简称。
(2)会计凭证名称:填写能够反映会计凭证用途或内容的名称,如:“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
(3)
时间:填写本盒会计凭证所属年月。
(4)
起止时间:填写本盒会计凭证的起止年月日。
(5)
归档时间:填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。
(6)
立卷人:填写整理本盒会计凭证的人员姓名。
(7)
保管期限:根据财政部和国家档案局 2016 年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。
(9)全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。
(10)
目录号:填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
(11)案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不允许出现重复的案卷号。
(12)
会计凭证盒盒脊填写方法。
盒脊项目与正面有关项目对应填写。
4、录入档案管理软件。
5、打印档案案卷目录。
附件:财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
序
档案名称
保管期限
备注
财政
行政 税收
号
总预算
单位
事业单位
会计
一
会计凭证
1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10 年
10 年
2 各收入机关编送的报表 10 年
3 行政单位和事业单位的各种会计凭证
30 年
包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表 4 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 30 年
包括:拨款凭证和其他会计凭证 二
会计账簿
5 日记账
30 年 30 年
6 总账 30 年 30 年 30 年
7 税收日记账(总账)
30 年
8 明细分类、分户账或登记簿 30 年 30 年 30 年
9 行政单位和事业单位固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5 年 三
财务会计报告
10 政府综合财务报告 永久
下级财政、本级部门和单位报送的保管 2 年 11 部门财务报告
永久
所属单位报送的保管 2 年 12 财政总决算 永久
下级财政、本级部门和单位报送的保管 2 年 13 部门决算
永久
所属单位报送的保管 2 年 14 税收年报(决算)
永久
15 国家金库年报(决算)
10 年
16 基本建设拨、贷款年报(决算)
10 年
17 行政单位和事业单位会计月、季度报表
10 年
所属单位报送的保管 2 年 18 税收会计报表
10 年 所属税务机关报送的保管2 年 四
其他会计资料
19 银行存款余额调节表 10 年 10 年
20 银行对账单 10 年 10 年 10 年
21 会计档案移交清册 30 年 30 年 30 年
22 会计档案保管清册 永久 永久 永久
23 会计档案销毁清册 永久 永久 永久
24 会计档案鉴定意见书 永久 永久 永久
注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理。