2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)

2031电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)
盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分,共10分)
1.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题( )。

A.有共同利益的话题 B.夸耀你我的话题 C.贴己的话题 D.秘密的话题 2.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?( ) A. 初次写信,或有过激言行的 B.有过激言行或漫骂领导的匿名信 C.已做结案处理的 D.没有具体内容的匿名信 3.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是( )。

A. 会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定 B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便 C.什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度 D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作 4.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;
另一是具有( ),了解要求约会者的心理。

A.社交的能力 B.说话的技巧 C.听话的能力 D.听写的能力 5.宴会期间的祝酒,常规顺序应该( )。

A.由主人和主宾先碰杯 B.由主宾和主人先碰杯 C.由女宾和男宾先碰杯 D.由男宾和女宾先碰杯 6.以下关于办公室职能的说法,哪一种是正确的?( ) A.办公室为上司服务,其他职能部门不用顾及 B.办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能 C.办公室事务管理不仅有被动性,体现出来更多的是主动性 D.办公室管理具有集中性和整体性 7.文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排,要有科学的、明确的工作计划。工作计划应该( ),是错误的选项。

A.分轻重缓急 B.决定工作次序 C.控制时间弹性 D.不留余地 8.办公室,顾名思义,是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。

A.厂长室 B.实验室 C.院长室 D.经理室 9.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是( )。

A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,要多次确认,方可辨昕出对方 B.了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由 C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人 D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司 10.邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( )。

A.时间 B.便利 C.经济 D.爱好 二、判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分,共10分)
11.办公室工作人员要具备自律的职业素质,讲规矩要达到拘谨的程度。( × ) 12. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( × ) 13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚,以及当今各国的智囊团、思想库等,都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14. 举办开业典礼,要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。( × ) 15. 印章必须有专人负责保管和使用,保管者就是使用者。( √ ) 16. 涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 17. 公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 18. 上行发文的主送机关必须为上级机关,丽不是上级领导个人。( √ ) 19. 电子文档不存在销毁问题。( × ) 20. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。( √ ) 三、简答题(每小题10分,共20分)
21.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解. 答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。(3分)
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;
二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于己都不利;
三是出“馊主意”,帮饲忙,给工作带来损失,造成被动局面。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。(7分)
22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。(2分)
电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分)
人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。(1分)
使用提示性备忘录。(1分)
准备约会表。(1分)
准备特殊提示卡。(1分)
准备交往提示文件。(1分)
四、设计题(每小题15分,共30分)
23.X市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。

请你为李助理设计一个合理的应对之策。

答:(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。(8分)
(2)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。(8分)
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。(7分)
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。(7分)
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
24.某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话,他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有:“亲爱的……”一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装进一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。

答:(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免混淆,应在清点后才能签字;
(3分)
(2)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆封;
(3分) (3)不能把回信地址剪掉,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去;
(3分) (4)拆错信,应在信封上写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉;
(3分)
(5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆。(3分)
25.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑,这事件就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示? 答:(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈;
(5分) (2)有些事涉及本单位的利益或信誉,应及时向领导汇报,采取主动出击的方法;
(5分) (3)文秘人员虽不是专业人员,不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题。(5分)