一、目的 规范对外接待行为，保证接待工作的有序有效进行，与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。
二、适用范围 应客户工程部及客人要求了解公司IT建设，管理工程部需组织或参与的接待工作。
三、接待人员职责 1. 接待接口人：
统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递；
2. 接待助理：一般为接待负责人所在部门秘书，制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待；
3. 接待负责人：
对此次接待效果负责；
需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
四、接待行为准则 1. 接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。
2. 接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。
3. 接待人员仪表整洁、着装职业。
4. 接待人员须对接待过程中出现的突发情况（如来访人员要求计划外的参观等）及时汇报，不得私自安排接待计划外的有关公司机密的参观交流。
五、接待操作流程及说明 001 处理接待信息 接待接口人 一般有两个来源：客人直接向管理工程部提出；
通过客户工程部提出。对客人直接提出的接待需求，要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。对客户工程部提出的需求，根据客户背景情况、客户要求及客户工程部建议，对要求交流内容进行审查控制。
002 确定接待负责人 接待接口人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。
003 进行接待安排 接待助理 燀 接待接口人制定详细接待计划，明确以下事项：
1.确定来访的议题及来访时间、地点。
2.明确双方与会人数、人员姓名、职位。
3.作好接待日程安排及议程安排。
4.请接待负责人确认此接待计划。
煟 资料、礼品准备 1. 与会议议题相关的资料、演示的资料和需要在会议室摆放的资料。
2. 根据实际情况，准备相应的馈赠礼品、资料。
3. 如客人提出希望了解或索取非常规交流资料，接待人需向文件投入处反馈，文件投入处提请管理工程部总裁批准后方可提供。
4. 来访客人的相关资料：公司基本情况、与我司的合作等。
煟 会议准备：
1. 预订会议室。
2. 准备会议所需的相关设备，如便携电脑、数字投影仪、白板笔以及茶水等。
3. 明确所有来访人员名单、职位。
4. 来访安排要紧凑、合理，并明确在纸面，提供给参加接待人员。
5. 其它特殊需要。
煟 填写任务令及工作联络单联系相关部门准备：
1. 车辆，如有必要，安排车辆，接送车辆需向公司礼宾科预订。
2. 就餐，如需安排就餐，填写《客户接待任务令》，领取签单卡，一般安排在贵宾餐厅。
3. 根据议程内容需提前做好相应的参观安排，如有展厅参观要求需事先向客户工程部提交展厅参观电子流，客户工程部会安排展厅讲解员。
004 实施接待 接待负责人 主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，与客人交流。
005 接待工作记录/意见反馈 接待助理 1. 填写《管理工程部接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。
2. 请客户工程部相关人员对本次接待给出意见（在《管理工程部接待记录》填写意见），本人对此次接待的意见及建议。
006 归档保存接待记录 接待接口人 1. 接待接口人归档《管理工程部接待记录》，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。
2. 每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。
007 资料维护 接待接口人 负责组织对交流资料（包括讲解或赠送）的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。
附件：《管理工程部接待记录》
管理工程部客人接待记录 日期：
一 、客人基本信息 姓 名 单 位 职 务 联系电话 背景及来访目的介绍：
二 、接待计划 1. 客户（客户工程部）联系人 ；
电话 2. 接待负责人 ；
接待助理 ；
其他接待人员 3. 来访日期 ：
年 月 日 4. 参观 m机房 m数据中心 m展厅 m生产线 m其它 5. 座谈交流 燋 座谈时间 ；
地点 熴 座谈内容 mIT基础设施/网络 mERP mOA m管理机制 m其它 4 . 礼品及资料 m 5. 领导会见 燐 建议安排 m部门总裁 m部门付总裁 m总监 m付总监 熰 会见方式 m座谈 m陪餐 m迎接 m送行 四 、 接待意见反馈 客户（客户工程部）意见：
m非常满意 m较满意 m一般 m较不满意 m很不满意 建议：
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