浙江东星电动车科技有限公司
《供应商管理制度》
目的为选择最佳的供应商，实现零部件采购的最佳性价比，提升产品竞争力；同时，建立与合格供应商之间友好、长期、互惠、共同发展的配套关系，特制定本管理制度，以规范从供应商考察、选择、关系建立、分类管理，到采购计划的执行和品质提升等；
适用范围
适用于为公司供应的零部件制造商、分供方、外协等配套单位或个人；
职责分工
分管生产配套的总经理助理对供应商管理负责，为第一责任人为，第二责任为采购部经理，第三责任为技术研发部；
采购部负责牵头，组织质检部、技术研发部共同参与供应商考察和选点，批量生产采购计划的下达和合同签订，零部件的催货协调，以及零部件质量整改协调等；
技术研发部：负责新产品、或零部件样品采购计划落实，技术质量协议的签订，开发协议签订，未批量新产品零部件质量整改协调等；
核价部门：负责零部件或模具成本估价和核算（公司未设核价部门则委托集团核价部门负责）；
管理要求
A、供应商考察和选点
1、同时符合以下条件的视为合格供应商：
1）具备基本的法人资格；
2）有固定的厂房、设备等生产设施；
3）具备合法的生产资质；
4）具有必备的试验、检验设备和检验规程；
5）具有ISO9000等内部质量控制体系；
6）法人代表无任何重大法律纠纷、违法犯罪记录、民间或银行不良资信记录；
7）同类产品无重大品质投诉记录。
2、同时符合以下条件的视为优秀供应商：
1）具备合格供应商的7项基本条件，同时还具备以下5项条件；
2）有良好的市场反映和口碑；
3）为同行业主要品牌和竞争对手配套，且记录良好；
4）交货准时率、诚信度较高；
5）产品性价比高，产品价格在业内有较强竞争力。
6）与本公司在产品开发、交货、质量改善等方面配合度较好。
3、供应商的选择应具备“合格供应商”的基本条件，不得将不符合条件的供应商列入公司合格供应商名录；
4、供应商的考察由采购部牵头，技术和质量等部门共同参与；
5、考察完毕后，拟列入合格供应商名录，须填写《合格供应商登记表》由采购部编制、技术研发部会签、主管生产配套总经理助理审核后，报总经理批准，即可列入公司合格供应商名录；
6、采购部应建立供应商档案，1个供应商1份档案。包括《合格供应商登记表》、《营业执照》等资料；
7、供应商档案中，每个供应商都有1个供应商代码，供应商信息库作为公司重要机密信息，任何人不得随意向外界泄露；
B、技术质量协议的签订
1、为确保公司利益，且避免重大质量索赔问题，针对关键零部件或设备仪器等采购，公司必须与供应商签订《技术质量协议》，具体指以下零件（但不限于）：
1）影响产品品质或安全性的关键零部件：如车架、电池、控制器、充电器、电机、变速系统、减震器等
2）价值较高的零部件
3）生产、检测、试验等仪器设备等
2、技术质量协议签订：
1）零部件技术质量协议：由技术研发部负责，采购部协助，技术研发副总签署协议；
2）设备仪器质量协议：由设备管理部门负责，负责生产配套的总经理助理签署；
3、技术质量协议：必须明确产品或零部件质量验收标准，质保条款和出现质量问题的违约责任承担等内容；
4、签署的《技术质量协议》，统一归存公司资料员保管；
5、对于上述的关键零部件采购，程序上，技术研发部必须先与供应商签署《技术质量协议》后，采购部方可向供应商下达采购计划和签署采购协议；
6、违反规定，向按规定应签署而未签署《技术质量协议》，就下达采购计划的，将追究采购部门负责人的责任；
7、对于部分零部件，按规定应签署《技术质量协议》，但因供应商不予配合或其他原因而无法签署的，应书面上报公司副总审核、总经理批准后，可方可采购，视为特采；
估价核价
1、因不少零件为自行车标准零件，因此原则上对于向现有供应商体系采购标准零部件的，可无须事先核价，但以下零件在采购或投模具前必须事先估价核价：
1）公司自己设计须投模具开发的零部件、及模具费；
2）虽为标准零配件，但单价金额较高的零部件；
2、核价：由采购部门委托集团核价部门核价；在定价定合同时必须附上核价部门的核价单方可；
3、重要的、量大的关键零部件，以及仪器设备应采用招投标的方式竞价，寻找最佳性价比的供应商；
4、若高于核价部门核价采购的，视为特采；
特采
出现任一以下情况的，属于特殊采购，简称为“特采”：
1）100%预付货款、后发货的；
2）向非合格供应商名录的供应商采购的；
3）高于核价部门核价 %以上的；
特采审批权限：
申请部门填写《采购计划单》，属特采的，在采购计划单中注明“特采”字样；
属特采的，由主管生产配套的总经理助理签字审核后，总经理批准；（非特采的，总经理助理批准即可）
用于新品开发样品样件（10pcs以内），不属于特采范围；
供应商分类管理
公司对所有进入合格供应商名录的供应商，采用分类管理；
分类：将供应商分为5级，具体方法参见小表：
分类管理的目的：对供应商队伍总体情况做了解；建立等级制度，尽量提高银质以上供应商的比重，尽量淘汰铁质供应商；针对不同级别供应商，在付款和采购分割比例等方面给予不同待遇；
公司供应商管理努力目标：铂金供应商占20-30%，银质以上供应商占50-60%；
新的供应商，完成考察后，考察人员给出评分，确定该供应商级别；现有供应商若无法评估的，统一确定在铜质一级；每年重新评估一次，并做级别调整；
当供应商评分低于30分即银质级别以下时，应取消供应商资格，停止向其采购，重新寻找新的供应商替代。
公司规定：同类或同个产品，至少应该选择2家以上合格供应商，以体现竞争且有备选。
付款和扣款
1、原则上，财务部须凭采购部门提供的：技术质量协议、采购计划单、送货单、检验单和入库单匹配后方可付款；未按规定提供审批单据或入库单据的，财务部应不予安排付款；
2、付款条款：原则上，所有零部件的采购，应遵循：下单-生产发货-收货合格-入库手续-付款；
3、若须先付款后发货的，视为特采，须公司总经理批准；
4、发票：公司零部件等物资采购，必须由卖方或供方开具增值税发票；
5、扣款：
A). 发生以下情况，可采取扣款方式：
a.实际验收入库数量与发货数量不符的；
b.产品检验发现有质量问题的（性能、外观或包装等）；
c.交货严重延误，造成公司生产计划延误的；
B) 扣款比例：
1）出现a,b情况时，按实际短缺和有质量问题的数量扣罚；
2）出现c情况时，按照采购货物金额的10%-30%不等，视实际影响进行扣罚；
C) 扣款的执行：
1）a.b情况，根据实际入库情况自动扣款；
2）c情况时，采购部提出扣罚决定，生产部会签，主管生产配套总经理助理审核，总经理批准，财务扣罚；
3）须扣罚款时，采购部将扣罚情况通知配套单位；
D) 若须扣款但货款已经全部支付的情况，对于a,b情况的，由采购部向供应商提出退款要求；对于c情况，也应提出扣款要求，在未来采购计划中扣除；
G、供应商资格取消和更换
1、供应商发生以下任一情况时，应取消其供应商资格：
1）给我司所供零件存在重大或批量性质量问题；
2）已倒闭或存在倒闭风险，或有法律诉讼
3）严重违反合同规定，或出现严重的信用危机；
4）供应商等级评估低于5级铜级
5）交货准时率非常低或配合度极差（低于50%）
2、供应商资格被取消的，应：
1）立即停止向其下达新的采购计划；
2）有往来应付或扣款的，应上报主管领导往来账处理意见；
3）因重大品质问题导致资格取消的，应核查库存件的品质问题，未付款的，暂不予支付货款；
3、取消供应商资格的审批权限：
1）技术研发部、配套部、生产部任何一部门均可提出撤销某一供应商资格的申请；
2）提出撤销申请时，应提交书面报告，写清楚撤销的理由；
3）由提交申请的部门主管签字，负责生产配套的总经理助力审核，负责技术质量的副总经理会签，报总经理批准即可撤销该供应商的配套资格；
4）若出现取消供应商资格条件第2点的，其配套资格自动取消，无需书面申请；
5）取消供应商资格的，2年内不得再进入公司配套体系；
H、新配套资源或新零件入围审查
1、以下情况，须对拟进入公司配套体系的供应商或拟使用的新的零部件进行审查，审查通过后进入公司的SMS配套系统，方可正式采购使用：
1）供应商自己推荐上门，拟与公司建立配套关系；
2）采购部或其他部门其他途径，获得新的供应商资源；
3）从现有供应商或新供应商处，获得新的零部件拟采用的；
2、审查程序：
1）无论任何渠道获得的供应商资源或零部件资源，均由采购部提出审查申请，填写《供应商审查申请表》；
2）《审查申请表》必须填写完整的供应商信息，报分管生产配套的总经理助理审核，审核通过后，由采购部组织相关部门（技术、质检等）对供应商进行考察，考察意见填入表中审查意见一栏，相关的考察人员会签后，报总经理批准，正式进入公司配套体系；
3）考虑到实际情况，为简化手续，对于在业内有一定知名度的配套单位，经分管配套的总经理助理和技术质量的副总经理同时签字后，可以暂时不对该供应商进行考察，先纳入公司的配套体系，但在《审查申请表》上应注明，未考察字样；
4）经过审查或免于审查的，即进入公司的配套体系；由采购部将该供应商信息录入公司的SMS供应商管理系统，以便未来启动采购程序；
5）进入公司配套体系后，该供应商即可进行送样；送样到正式采用须经过技术质量审查和价格审查。
6）技术质量审查，由采购部门填写《新样品审查单》，送技术部门进行技术质量确认，若技术确认合格可用，则技术部门在技术审查栏上填上审查意见，分管技术研发副总批准后，进入价格审查程序；
7）价格审查由分管生产配套的总助负责，价格比现有采购价格有优势的，或者同等价格品质外观各项性能优于现有零件的，方可通过审查，签字后报总经理批准，即可使用；
8）经过技术质量和价格审查的产品信息，由采购部门按程序要求录入SMS系统，技术给码后正式进入公司的零部件产品库，即可下单采购；
五、采购部门工作人员“五不准”和“五必须”
“五不准”：
1. 不准泄露公司任何配套信息！
2. 不准收受供应商回扣或贿赂或索贿！
3. 不准任何有损公司利益的行为！
4. 不准无辜刁难和扣罚供应商！
5. 不准与供应商发生任何直接或间接的利益往来！
“五提倡”：
必须与供应商建立长期稳定、平等发展的合作关系;
必须定期拜访和回访重要供应商；
供应商来访时必须做好友好接待；
必须确保交货准时率；
出现配套价格、质量、信用等问题必须及时汇报；
六、涉及表单
1. 《合格供应商登记表》
2. 《采购计划单（特采）》
3. 《供应商扣款或处罚通知单》
4. 《核价委托单》
5. 《技术质量协议》
6. 《供应商资格审查表》
7. 《零部件送样审查表》
七、附: 供应商编码规则
举例：S0001-ZJ
* S: Supplier首字母，代表供应商
* 0001: 4位阿拉伯数字代表流水号，依次类推，具唯一性
* ZJ: 供应商所在地，“浙江”
八、其他
本《供应商管理制度》（试行）自颁发下发之日起生效，请各有关部门参照执行！解释权归公司办公室。