国家开放大学电大专科《办公室管理》判断筒答题题库及答案（试卷号2180）
盗传必究 一、判断题 1．办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。( × ) 2. 办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( × ) 3. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。( √ ) 4. 举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。( × ) 5. 印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。( √ ) 6. 涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 7. 公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 8. 上行发文的主送机关必须为上级机关，丽不是上级领导个人。( √ ) 9. 电子文档不存在销毁问题。( × ) 10. 大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。( √ ) 11．办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( √ ) 12．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。( × ) 13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14．涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 15．公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 16. 上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。( √ ) 17．电子文档不存在销毁问题。( × ) 18．办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。( × ) 19．请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。( √ ) 20．会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。( √ ) 21. 办公室环境布置的目的之一是为了有利予保密工作。( √ ) 22. 文员向下级机关传达上司信息时，应以上司口吻把话转达。( × ) 23. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( √ ) 24. 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；
若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( √ ) 25．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( × ) 26. 上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。( √ ) 27． 交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
( √ ) 28．合适的话题可以是双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。( × ) 29．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。( × ) 30．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。( √ ) 31．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( × ) 32．文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。( × ) 33．正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。( √ ) 34．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；
若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。( √ ) 35．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( × ) 36．上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。( √ ) 37．交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
( √ ) 38．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(× ) 39．社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。( √ ) 40．文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。( √ ) 41．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( × ) 42.文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”( √ ) 43．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。( × ) 44.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。( × ) 45. 如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，文员应自己决定优先顺序。( × ) 46. 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( √ ) 47．男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。( √ ) 48. 如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( × ) 49．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( × ) 50. 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围要求，但没有时间限制。( × ) 51. 办公室工作的两大职能是政务（或业务）服务和事务管理，政务服务（业务）就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作。( × ) 52. 小办公室的配置，上司的办公室应靠里面。( √ ) 53. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( √ ) 54．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。( √ ) 55.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( √ ) 56．会议记录就是有言必录。( × ) 57．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( × ) 58．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；
对一般同事或顾客说话，就可通俗。( √ ) 59．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( × ) 60．公务文书中所指的“主送机关”，是指收受、办理公文的单位。( √ ) 二、筒答题 1．简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分）
2．简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
答：(1)剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5分）
(2)剪彩的程序：请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。（5分）
3．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解． 答：(1)办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；
要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（3分）
(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；
二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；
三是出“馊主意”，帮饲忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。（7分）
4．筒述会务管理中对会务工作人员的要求． 答：(1)会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；
(2分) (2)组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；
（2分）
(3)做好联络协调（沟通协调能力强）；
(2分) (4)会议记录与保密(业务素质强，有原则)}(2分) (5)会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。（2分）
5．简述文员向上司做请示的注意事项。
答：(1)请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。（5分）
(2)请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。（5分）
6.核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）
(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）
(3)查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）
(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）
(5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）
7．简述办公室的四种含义。
答：(1)广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（3分）
(2)狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3分）
(3)特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。（3分）
(4)专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。（1分）
8．会见与会谈的前期准备工作有哪些？ 答：(1)确定议题和明确目标。（2分）
(2)收集信息和分析双方材料。（2分）
(3)确定参加人员。（2分）
(4)双方协商时间、地点。（2分）
(5)布置座位。（2分）
9．办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面？ 答：一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。（3分）
二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。（3分）
三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。（4分）
10．制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？ 答：(1)文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。（3分）
(2)文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3分）
(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（2分）
(4)要核实用印份数，超过份数的不能盖印。（2分）
11．简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；
也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分）
有两种形式．：
(1)议决性会议纪要。（2分）
(2)周知性会议纪要。（2分）
12．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。（1分）
使用提示性备忘录。（1分）
准备约会表。（1分）
准备特殊提示卡。（1分）
准备交往提示文件。（1分）
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