2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)

2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)
盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上,每小题1分,共10分)
1.文秘人员在差旅结束后,应该( )。

A. 给未出差的单位领导分送出差地特产 B.整理好出差过程中的单据、凭证,及时办理报销、结算事宜 C.休息几个工作日,缓解因出差带来的疲劳 D.把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报,无需形成书面材料,存档备案 2.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪个做法是错误的?( ) A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认 B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知 C.对方越忙越必须早一点联络 D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会 3.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应( )。

A.向上司报告 B.送礼’ C.写信祝贺 D.查证消息的可靠性 4.接受忠告的反应应该是( )。

A.以烦躁的心情倾听 B.尽量把责任推给别人 C.应辩解说:“那是因为……” D.切勿感情用事 5.文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、( )和归档要求。

A.归档时间 B.归档凭证 C.归档模式 D.归档历史 6.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?( ) A.订购 B.制造 C.分配, D.储备 7.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?( ) A.善于同他人合作,密切配合,步调一致 B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己 C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任 8.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?( ) A.考虑打电话的时间是否合适 B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下就挂电话 C.仔细核对电话号码,确保一次拨号就能成功 D.对正当的投诉电话,应先安抚来电者,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查 9.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( ) A. 按收件人姓名分拣 B.按收件部门名称分拣 C.按私人公务标准分拣 D.按邮件重要性分拣 10.文员做会议记录时,可以在会议记录中( )。

A.加入自己的主观意见 B.不记录议题 C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D. 对所记内容作评论 二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小题1分,共10分)
11.办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( √ ) 12.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( × ) 13.我国古代的谋士、谏官和幕僚,以及当今各国的智囊团、思想库等,都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14.涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 15.公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 16.上行发文的主送机关必须为上级机关,而不是上级领导个人。( √ ) 17.电子文档不存在销毁问题。( × ) 18.办公室公共关系沟通,主要是指与组织的服务对象的沟通。( × ) 19.请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。( √ ) 20.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。( √ ) 三、筒答题(每小题10分,共20分)
21.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。(5分)
(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。(5分)
22. 核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。

答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文。(2分)
(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。(2分)
(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行。(2分)
(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。(2分)
(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。(2分)
四、设计题(每小题15分,共30分)
23.上司在与客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员如何向上司传话? 答:(1)用便条把所要传达的内容逐项书写:“某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?”然后将写好的便条对折折好。(6分)
(2)走入会客室,在上司背后说一声:“对不起,打搅一下”。(4分)
(3)上司回头时,递上便条与铅笔。(3分)
(4)退一步,等候指示。(2分)
24.如何接受对方的名片? 答:(1)在接对方名片时,务必表现出尊重的态度。(2分)
(2)当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。(4分)
(3)双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,注视着对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误。(4分)
(4)遇到名片上有不认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对方:“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方回答后,可按对方发音,重复一遍:“您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉。(5分)
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
25.案例题一:
爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件,电话铃响了,拿起电话,丁秘书听着对方的声音,辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说:“很抱歉,经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话,丁秘书就此事汇报了经理。经理听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说:“对不起,经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理,目前他非常繁忙,这事以后再说吧!”随即,主动挂断了电话。

现在,朱磊第三次来电,丁秘书应该怎么办? 问题:
(1)文秘人员接听电话时,首先应做些什么?电话结束后又应该怎么做? (2)假如你是丁秘书,针对朱磊第三次来电,你怎样说? (3)文秘人员怎样审查来电?具体做法怎样? (4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的? 答:(1)文秘人员接听电话时,首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。(3分)
(2)丁秘书在朱磊第二次来电时,就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时,秘书应该说:“你的事情,我已经与经理汇报过了,对你们的生意经理无意参与,尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化,我会主动与你联系的。谢谢!”(5分)
(3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码,然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话,可打回电或请对方再打过来;
如上司不想通话,应想办法拒绝对方。(5分)
(4)在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”,又不得在言语、行动上失礼,冒犯对方。(2分)
26. 案例题二:
小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见面后,小李寒喧到:“欢迎、欢迎”,嘴里说着,却并不主动伸手;
等客人伸手了,小李才与之相握。

接着小李一把拿过客人的行李,放入轿车后边的行李箱,接着引导客人到副驾驶座位上,说:“坐在这里视野好。”而后,自己坐到汽车后排座位上。

一路上,小李非常关心地询问了客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,而这位客人似乎对这一切不很满意,话越来越少。小李有点摸不着头脑,心想我这么殷勤地对待他,他怎么…… 问题:小李的很多做法不合乎礼仪,小李应该怎么做才是正确的? 答:(1)主人和客人之间,应该主人先伸手。(2分)
(2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以吗?”(2分)
(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。(2分)
(4)司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;
后为上,前为下”。(2分)
(5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座。(2分)
(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。(3分)
(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。(2分)