2027电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)

2027电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)
盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内,每小题1分,共10分)
1.下面属于文书的是( ) A.书信 B.电影片段 C.音乐磁带 D.话剧表演 2.在办理发文时,经复核,对于不符合要求的公文应该( ) A.办公室人员帮其纠正后发出 B.退交起草部门补充或修正 C.即使文稿做了实质性修改,也无需原签发人重新签发 D.修改回来的文稿不再重新复核 3.公共关系工作的特点不包括( ) A.以公众为对象 B.以美誉为目的 C.以惠己为原则 D.以长远为方针 4.会议过程可划分为不同的基本阶段,这些阶段不包括( ) A.会前 B.会中 C.茶歇 D.会后 5.制定会议策划方案时,要明确6个W,其中“Who”是指的( ) A.会议主持人 B.会议发言人 C.会议参加人员 D.会务人员 6.级别高的办公室一般称为( ) A. 中心 B.办公厅 C.秘书处 D.联络处 7.常用办公用品中属于办公文具的是( ) A.中性笔 B.回形针 C.剪刀 D.印章 8.办公室人员辅助领导进行决策,意味着( ) A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 B.只能充当领导的参谋和助手 C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策 D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”,而是要登台唱戏 9.在接待准备过程中,下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是( ) A.熟练掌握寒喧语 B.精心安排合影留念 C.要有“诚心” D.高规格接待 10.下列电话礼仪中错误的是( ) A.与领导通电话,领导先挂 B.与客户通电话,客户先挂 C.与年长通电话,年长先挂 D.与女士通电话,男士先挂 二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小题1分.共10分)
11. 办公室环境布置的目的之一是为了有利予保密工作。( √ ) 12. 文员向下级机关传达上司信息时,应以上司口吻把话转达。( × ) 13. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。( √ ) 14. 介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;
若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。( √ ) 15. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。( × ) 16. 上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划,或是每天早上核对当天的行动计划。( √ ) 17. 交际应酬要讲求时效,若时机错过再补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。

( √ ) 18.合适的话题可以是双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。( × ) 19.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位。( × ) 20.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。( √ ) 三、简答题(每小题10分,共20分)
21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式? 答:会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(3分)
可以用于向上级汇报会议情况;
也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。(3分)
有两种形式.:
(1)议决性会议纪要。(2分)
(2)周知性会议纪要。(2分)
22.筒述会务管理中对会务工作人员的要求. 答:(1)会前的最后检查(工作认真负责、细心、耐心);
(2分) (2)组织签到和登记(任劳任怨,能连续作战);
(2分)
(3)做好联络协调(沟通协调能力强);
(2分) (4)会议记录与保密(业务素质强,有原则)}(2分) (5)会议后勤保障(服从分配,具有协作意识)。(2分)
四、设计囊(本题共30分)
23.设计一份电话记录表 答案:
五、案例分析履(本题共30分)
24. 某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封;
一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,让他把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。

小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的? 答:(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间;
(6分) (2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复;
(4分) (3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动;
(4分)
(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目;
(4分) (5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系;
(4分) (6)没有订购的东西不能签收;
(4分)
(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。(4分)