行政办公设备用品管理制度

行政办公设备用品管理制度 目的 规范办公设备、用品管理,更好的发挥现代办公设备、用品的作用,提高工作效率。有效控制行政办公用品的消耗和相关费用支出。

适用范围 公司所属各部门、各门店 制度内容 第一条 公司行政部负责将所有在用办公设备、物品分类编制目录、编号、建档、建卡,实施系统而规范的管理。实行严格的按部门或个人领用、管理登记制度。

第二条 各部门及门店应每月例行向申报办公设备、物品使用计划,行政部依据相关预算审核并安排购置、发放。由部门负责人统一办理领用和登记手续。

第三条 行政部须将各部门、门店领用的办公设备、物品,按放置场所分别建档立册,填写明细表,填入该部门、场所内所有办公设备的名称、数量,编号、领用日期等。设立由行政部统一订制的标签,固定于设备的侧面或背面不明显处,以便于随时查验以及规范管理。

第四条 设备保管人、使用人离职或调离工作岗位时,应到行政部办理办公设备、物品移交手续,在部门负责认的监督下完成移交工作后,交接双方及部门负责人在设备、物品交割单上签证。

第五条 行政部在每年 月 日应指导各部门及门店对所有办公设备、物品进行一次全面的盘点核查工作,并按要求填写《办公设备盘点表》。

第六条 各部门及门店所使用或保管的办公设备、物品如有闲置、损坏或遗失的,应由使用部门将实情详细报告行政部。属人为原因损坏办公设备、物品的,要责成相关责任人承担相应的赔偿责任。

第七条 各部门及门店的办公设备、物品如有损坏需维修的,应及时正式报告行政部安排修理。

第八条 在用办公设备如确已不能修复时,应向行政部提交正式报告申请领新品。行政部通过鉴定,确认已不能使用,难以修复或修复成本不合理时,由鉴定人出具鉴定意见,行政部长签署意见后,再行安排调剂、发放或购置。

第九条 办公设备使用规范 一、电话机 1、办公区公共用电话机,归属部门要指定专人负责管理和维护,属于个人专用的办公用电话机,须由电话机所有者负责保管和维护。发生故障须及时报送行政部相关负责人员安排修复。以免影响工作。

2、公司的电话机是为方便和提高工作、办事效率而设置的,全体员工不得使用办公用电话机拨打私人电话;

3、严禁用公司电话打信息台或联系私人业务。

二、传真机 1、传真机须由专人负责日常使用、保养、维护。未经准许,其他人员不得随便动用传真机。

2、在收发传真时,涉及到公司不可公开的秘密内容时,负责收发文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件,以免泄密。

3、在接收传真时,应做好登记,完成接收工作后,要及时把传真件交给被指定的的接收人或接收部门负责人。如收件人不在,应妥善保管传真件直到送达为止。

三、复印机 1、复印机由专人负责日常的使用、保养、维护。每日使用前要认真检查机器的完好状况,以免在使用时由于发生故障而影响工作及造成时间及耗材的浪费。

2、复印文件或图表时,要注意对原件的爱护,以免损坏原件。

3、对所有重要的文件在复印前要进行登记,并注明复印份数。

4、涉及到公司不可公开的秘密文件时,负责复印文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件,以免泄密。

5、对在复印文件时产生的残损文件或材料须及时彻底销毁。

四、电脑 1、各类人员所使用的办公用计算机,都要办理领用登记手续,并由使用人负责妥善保管,做到专机专人专用。

2、使用人要妥善保管和使用办公用计算机。机内的重要文件、资料、图片等须加密保管,以免丢失。

3、所有办公用计算机要加设开机密码,以防公司的机密文档丢失或泄密。

五、各部门及门店对本部的电话机、传真机、复印机、计算机等办公设备应随时保持畅通、完好,发现问题及时报请公司专业人员维修,以免影响工作。

六、摄像、照相、录音机(笔)
1、摄照录音设备是用于记录公司各类会议及其它活动时的专用设备,应指定专人负责使用和保管。

2、未经行政部长批准,任何人不得借出或交给他人使用。以免由于使用不当而引发故障,造成对工作的不必要的影响或损失。

第十条 本制度由行政部制定并负责修订和解释。

第十一条 本制度自正式发布之日起实施。