能源环境公司行政管理标准 目 录 第一章 总 则 4 第二章 考勤及请休假管理制度 4 一、考勤管理 4 二、请假、休假管理 5 三、出差管理 7 四、加班管理 7 第三章 公司印章管理制度 8 一、分类 8 二、基本要求 8 三、印章的使用 8 四、责任划分及归属 9 第四章 办公用品管理制度 10 一、职责归属 10 二、办公用品的分类 10 三、领用、发放及日常管理 10 第五章 资产管理制度 11 一、定义 11 二、管理部门 11 三、资产采购 11 四、资产的日常管理 11 五、资产的报废、毁损 12 六、资产的清查 12 七、资产的维护 12 办公用品领用单 13 第六章 公文及信件管理制度 13 一、公文与信息管理基本要求 13 二、收文规定 13 三、发文规定 13 第七章 行政会议管理制度 14 一、公司会议类别 14 二、周办公例会 14 三、部门例会 14 四、其他会议 14 五、会议纪律 15 六、会议纪要与决议 15 第八章 档案管理制度 15 一、总则 15 二、档案机构及其职责 15 三、档案的管理 16 四、档案备份制度 20 五、处理条例 20 六、责任 21 第二责任人为各部门指定的资料员。
21 附件一：财务交接明细表 21 附件二：资料交接表 21 附件三：资料交接单 21 附件四：电子文档交接表（图纸）（文档）
21 附件五：档案销毁申请 21 附件六：销毁清册 21 附件七：暂不销毁清单 21 附件八：资料查/借阅登记表 21 附件九：资料查/借阅申请单 21 附件十：图纸加晒申请单 21 附件一：财务交接明细表 21 附件二：资料交接表（部门）
21 附件三：资料交接单 22 附件四：电子文档交接表（图纸）
22 附件五：档案销毁申请 23 附件六：销毁清册 23 年度档案销毁清册 23 附件七：暂不销毁文件登记表 24 附件八：资料查/借阅登记表 24 附件九：资料查/借阅申请单 24 附件十：图纸加晒申请单 25 第九章 经济合同管理制度 25 一、总则 25 二、经济合同管理机构及其职责 26 三、经济合同的签订 26 四、经济合同的履行监控 27 五、经济合同纠纷的处理 27 六、经济合同档案保管 28 七、考核与奖罚 28 第十章 办公区管理制度 28 一、仪容风纪 28 二、接待管理 29 三、安全管理 29 四、卫生管理 29 五、水电管理 30 第十一章 车辆管理制度 30 一、车辆使用及调度 30 二、车辆安全管理 30 三、其他事情的处理 31 第十二章 保密制度 32 一、总则 32 二、基本要求 32 三、保密范围和密级确定 32 四、保密措施 33 五、责任与处罚 34 六、附则 34 第十三章 员工宿舍管理制度 34 一、总则 34 二、公司宿舍入住条件 34 三、基本要求 34 四、宿舍使用费用及标准 35 五、修缮 35 六、处罚规定 35 七、安全卫生 35 第十四章 奖惩制度 36 一、奖励 36 二、惩罚 37 三、其他 40 第一章 总 则 一、为确保公司良好的日常办公秩序，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
二、综合部是公司行政管理的综合机构。在综合部经理的直接领导下，参与政务，管理事务，搞好服务，确保公司各项任务的完成。
三、综合部应面向领导、面向部门、面向员工做好服务，协助安排领导活动。及时完成领导交办的事务，协调各部门关系，提高办事效率为公司的后勤生活做好保障工作。
第二章 考勤及请休假管理制度 一、考勤管理 （一）工作时间：
1、周一至周五工作时间为：上午8:00---12：00；
下午13:00---17:00。根据季节变化作适当调整，以实际公布时间为准。
2、元旦、春节、五一、十一、中秋、清明、端午按国家法定节假日休假，为带薪假日。
（二）考勤规定：
1、公司上下班实行打卡制度，每月月初，综合部提取考勤机数据，对上月考勤情况进行汇总，作为员工上月工资调整的依据之一。不得虚假打卡，不得托人、代人打卡，一经发现当事双方均以警告论处。员工忘记打（带）卡，应及时到综合部填写“忘记打（带）卡登记表”，并由部门经理签字确认。每周忘记打卡累计不得超过三次（含三次）,超过三次的，按旷工半天处理；
每周忘记带卡不得超过一次，超过一次的，按旷工半天处理（特殊情况另做说明）。工作期间，员工因公（私）事不能按时打卡的，应外出前（或回公司后一小时内）到综合部登记，没有按照要求登记的，视为迟到或早退。
2、员工出差，应到部门经理处领取“出差派遣单”，并到综合部填写“出差登记表”作为考勤依据，出差回来后，及时登记归来时间。未按规定登记的，视同旷工。本人来不及填写“出差登记表”的，应打电话给综合部并请代为填写。考勤公布后，补登记“出差登记表”的，须由部门经理签字确认；
未按规定补登记的，视为无效。
3、员工工作期间外出的，须到综合部处填写“临时外出登记表”，说明外出原因、目的地及预计归来时间；
未按规定登记的，视同迟到/早退/旷工。考勤公布以后，补登记“临时外出登记表”的，须由部门经理签字确认；
未按规定补登记的，视为无效。
4、公司原则上允许员工每月迟到、早退三次（每次迟到、早退时间＜5分钟）。迟到、早退时间超出规定的或次数超过三次的，按以下条款处罚：迟到、早退5分钟以内的扣除工资10元；
5分钟至30分钟的扣除工资20元；
超过30分钟至3个小时的，计为旷工半天；
超过3个小时的，计为旷工1天。以上处罚在当月工资中扣除。
5、如遇较大雨雪等恶劣天气情况或其它不可抗力原因引起全体或大部分员 工迟到的，可以免责。
6、员工连续旷工时间超过15天，或者一年内累计旷工时间超过30天的，解除劳动合同，公司不支付任何经济补偿金。
7、综合部每月5号之前公布上个月的全部考勤；
需要修改考勤的，须5号之前到综合部修改；
如遇节假日、休假等特殊情况，在正常上班后两个工作日内，综合部公布上月考勤，修改考勤的时间为公布考勤后的一个工作日内。
二、请假、休假管理 （一）休假种类 1、公司规定的休假种类有：每周公休假日、每年法定节假日、病假、事假、婚假、丧假、产假、带薪年假。其中婚假、产假包含公休假日天数。
2、事假：员工因个人私事需要处理，不能正常上班者，可请事假，但视其请假理由与工作需要可以准假，也可以不准假，或缩短假期，或改变请假日期，事假应扣发工资。
事假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按请假半天计。试用期员工请事假天数每月不得超过两天，正式员工每月请事假不得超过三天（特殊情况时，可累计使用，每年不得超过20天）。
3、病假：在本单位工作年限五年以下的病假最长为三个月；
五年以上的病假最长为六个月。病假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按半天计。
4、婚假：正式员工结婚，可享受3天婚假。晚婚的员工，可享受17天婚假。属于再婚的员工，享受3天婚假。
5、丧假：员工直系亲属（双方父母、配偶、子女）不幸去世，给予3天以内丧假（不含在途时间）。
6、产假：公司在职女员工享受劳动法规定产假待遇。流产的，产假15—30天。正常生育产假为90天，晚育的为150天。
女员工子女不满1周岁的，每天给予两次哺乳时间，每次30分钟，可合并使用。
公司正式在职男员工，在妻子生产期间，可享受7天的护理假。
7、年休假：员工在公司连续工作已满1年不满10年的，年休假5天；
已满10年不满20年的，年休假10天；
已满20年的，年休假15天。员工请事假累计20天以上，不享受当年的年休假；
连续工作满1年不满10年的员工请病假累计2个月以上的，连续工作满10年不满20年的员工请病假累计3个月以上的，连续工作满20年以上的员工请病假累计4个月以上的，不享受当年的年休假。
（二）请假/销假规定 1、除每周公休假和每年法定节假日外，员工休假必需提前填写“请假单”，根据假期审批权限向上级主管报批，批准后的“请假单”交综合部备案。未办妥请假手续，不得离岗，否则以旷工论处。
2、员工请假必须事先到综合部领取假条、办理请假手续，并将假条及时送交综合部备案，如因事情紧急未及时填写假条，可打电话至部门主管向部门请假，由部门代为办理请假手续。不按以上规定办理的，将视为旷工。
3、请假员工按时到岗后必须及时到综合部进行销假（半小时内），超时销假的将按实际销假时间计算考勤。
4、员工请假未按时到岗，超过请假时间两小时，需向部门办理补假手续并及时通知综合部，未及时办理补假者，超过时间计为旷工。
5、员工申请病假一天以内（含），可直接填写假条；
员工申请病假超过一天的，假条需附医院或诊所病假证明。无有效病假证明，按事假计。
6、员工申请婚假/产假/年休假，需提前一周办理有关报批手续。
7、如发现员工请假有虚假情况，所请假期以旷工论处。
（三）请假审批权限 请假类别 请假人员 请假期限 部门经理 分管领导 总经理 事假/病假 员工 1天以内 批准 1-2天 审核 批准 2天(含)以上 审核 审核 批准 部门经理 2天以内 批准 2天(含)以上 审核 批准 婚假 全体员工 根据规定 审核 审核 批准 丧假 全体员工 根据规定 审核 审核 批准 产假/护理假 全体员工 根据规定 审核 审核 批准 年休假 员工 1天以内 批准 1-2天 审核 批准 2天(含)以上 审核 审核 批准 部门经理 2天以内 批准 2天(含)以上 审核 批准 （四）请假、休假及旷工期间待遇：参见《薪酬管理制度》。
三、出差管理 1、员工因公出差应由部门经理统一安排调配，出差应填写“出差派遣单”，并经分管领导签字生效，出差过程中应正确安排时间，保证工作效率。出差归来应及时到公司报到。
2、如在预定出差时间内未完成工作任务需延长出差时间，应及时与部门经理汇报工作进度说明情况，征得同意后方可适当延长出差时间并通知综合部。
四、加班管理 1、公司鼓励员工在规定的工作制内完成本职工作，不鼓励加班。
2、员工因个人原因未能按时完成规定任务的情况下，自行增加工作时间以外的劳动不计入加班统计。
3、确有特殊情况，工作需要加班的，必须由加班人提出申请，报部门经理认定、审批，未及时办理申请手续的应在事后两个工作日内补办手续。未经审批的自行加班不计入加班统计。
4、所有员工的加班统计由部门经理、综合部认定后统一提交财务，作为加班费发放依据，在季度考核和年终考核时统一发放。
附件：
请 假 单 年 月 日 姓 名 部 门 职 务 请假类别 □事假 □病假 □丧假 □婚假 □产假/陪产假 □年休假 事 由 请假时间 年 月 日 时至 年 月 日 时止，共计 天 总经理：
分管领导：
部门经理：
请假人：
销 假 我已于 月 日 时到岗上班，特此销假。
综合部确认：
销假人：
第三章 公司印章管理制度 一、分类 公司印章分为两类，其中涉及公司重要权利义务的印章为一类印章，包括公章、合同专用章、法人章、财务章，其余为二类印章，包括部门章等。
二、基本要求 （一）综合部负责公司各类印章的管理、刻制、发放、回收工作，并监督印章的保管和使用。
（二）公司印章采取分级保管的办法，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管，不得转借他人。
（三）公章、合同专用章由综合部统一保管使用；
财务类印章由财务部保管使用；
部门印章由部门自行保管使用，其中部门印章只适用于与部门内业务有关的事项，非业务性事项不得对外使用；
原则上各部门不刻留部门印章，如根据工作需要刻留部门印章，须报经总经理批准后方可刻制。
（四）公司建立印章管理卡（见附件），由综合部统一管理，专人领用和归还印章时须按要求在卡上予以登记。印章专管人员外出时间较长需要将印章暂时交由他人代管时，双方必须在印章管理卡上详细登记交接时间，并签字确认。印章临时管理人员负有与印章管理人员同样的保管责任。
（五）员工离职或调动时，须办理归还印章手续。
三、印章的使用 （一）公司各级人员使用一类印章须按要求在OA办公系统“印章管理”栏填写用印申请，将需用印的文件上报至主管领导，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后（董事长、总经理）方可交印章保管人盖章。
（二）印章保管人应对文件内容和用印申请上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。其中加盖印章的文件份数要与用印申请单上标明的份数相同，多余份数不予盖章。
（三）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
（四）用印后该用印申请作为用印凭据由印章保管人留存。
（五）一类印章原则上不许带出公司，确因工作需要需将印章带出使用的，应在印章管理卡中载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。
（六）经公司总经理签发的公文，无需上述程序，凭公文签发单用印，所发公文应在综合部留底、存档。
（七）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需上述程 序。
（八）公司法定代表人对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。并根据实际工作需要对各印章的使用决定权进行授权。
（九）涉及法律等重要事项需要使用印章的，必须由总经理或公司法律顾问 签字后方可用印。
四、责任划分及归属 （一）印章保管人必须妥善保管印章，不准随身携带，严禁在空白信笺、 纸张上盖章，以避免造成严重后果。
（二）印章保管人必须健全用印登记，对每次盖章日期、部门、内容、审批 人、经手人等内容在用印登记簿上予以登记，以备查验。
（三）任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的 程序，不得擅自使用。
（四）违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处 分。造成严重损失或情节严重的，移送司法机关处理。
附件：
印章管理卡 序号 印章名称 保管部门 保管人 批准人 保管日期 归还日期 归还确认 附注：此卡由综合部留存。
第四章 办公用品管理制度 一、职责归属 综合部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、统计、采购、发放、维修、更新等工作。
二、办公用品的分类 本办法将办公用品分为定额类、非定额类两类，分列如下：
（一）定额类用品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、口取纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、签字笔、订书钉、文件夹、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、白板笔、米尺、印泥、印台、墨盒、打印纸、复印纸等。
（二）非定额类用品：办公家具（不包括资产类办公家具）、装饰品、办公灯具、订书机、打孔机、计算器、成包的打印纸、复印纸及其他价值较高（单价超过10元）的办公用品。
三、领用、发放及日常管理 （一）综合部应本着节约、实用的原则，在保证质量和服务的前提下选取低价供应商，并与其签订长期合作协议，以降低整体采购和管理成本。
（二）综合部应建立办公用品领用登记本，对定额类办公用品采取一次性领用登记制度；
对非定额类办公用品，建立台账，员工或部门领用时，领用人或经办人需在台账上签字并注明领用日期。每月月底，综合部根据台账，将本月领用的各项非定额类办公用品按照领用人登记记入员工个人资产档案。员工离职时，应按个人资产档案记录将所领用的非定额类办公用品缴回综合部。
（三）非定额类办公用品（纸类除外）各部门应指定责任人，自第一次发放起，如有损坏，必须以旧换新，不允许重复领用，遗失或人为损坏应由责任人负责赔偿。
第五章 资产管理制度 一、定义 本制度所称资产包括公司所有固定资产、低值易耗品，不包括工程专用材料和办公用品。
二、管理部门 公司所有资产原则上由综合部统一购买和管理，生产部门急需或专用的生产、办公设备由综合部协助生产部门进行采购。
三、资产采购 （一）各部门需购买有关资产时，应填写资产采购申请表（见附件），由部门经理、分管领导和总经理审核签字后，报送综合部，统一进行采购，价值较高的资产应采用招标方式。
（二）资产采购应本着节约、实用的原则，在保证正常使用的前提下，尽量压缩开支。综合部要严格控制资产的储备量，以降低资金占用。
四、资产的日常管理 （一）入库：资产购买后，由综合部办理入库手续，持入库单、购货发票及明细单到财务部门结算完毕后，综合部持财务部门退回的一联入库单登记资产明细账。
（二）固定资产卡片：购买的固定资产由综合部按照规定建立固定资产卡片。（三）资产台账：综合部应建立资产台账，根据资产入库单、出库单等进行分 类登记。为方便查询和确认，综合部应根据资产类别对公司所有资产进行编号（资产实物上应粘贴编号标签），并对应计入员工个人资产档案。资产台账作为资产的原始记录材料，仅登记资产的入库（购买）、出库（领用）及报废的情况，资产的使用过程在员工个人档案中记录。
（四）员工个人资产档案：为了明确各项资产的责任归属，随时了解各项资产的去向和使用状况，综合部应根据员工领用资产的实际情况（参照资产台账、出库单等），建立员工个人资产档案。对每位员工领取的办公桌椅、橱柜、电脑、工具器具等进行详细汇总登记，并随时记录使用、调拨、调整、毁损、报废及缴回情况，实现对资产的动态管理。个人资产档案载明的每项资产的流动状况，均需由员工本人签字确认。
（五）资产领用及出库：各部门领用资产时，应在出库单及个人资产档案上签字，综合部核对数量等内容无误，办理资产出库手续。
（六）资产调配：
1、调拨：已领用的资产需要在部门内部或各部门之间进行调拨或重新分配时，资产调出、调入双方应同时到综合部办理调拨手续，在各自个人资产档案上签字确认无误后方可办理资产转移手续。
2、缴回：员工已领用的资产需要缴回时，应持资产到综合部办理缴回手续，并在个人资产档案上签字确认。
五、资产的报废、毁损 固定资产发生报废、毁损时，由使用人写出书面原因，经部门经理签字后，分别报送综合部和财务部，财务部、综合部和使用部门联合进行鉴定落实，如属责任人使用不当造成的，由责任人赔偿损失，如非责任人缘故，由财务部和综合部报经公司领导批准,由财务部报税务机关审批后方可办理核销手续，并进行相应账务处理。
六、资产的清查 公司应定期组织进行资产清查工作，以及时发现和纠正资产管理中存在的问题，保证账账、账实相符。资产清查每年进行一次，由公司财务部和综合部联合组织。账实不符的，应及时查明原因，妥善处理。对清查过程中发现有循私枉法、贪污受贿、私匿公物的，一经查处，立即解除劳动合同，情节严重的移交司法机关。
七、资产的维护 公司所有资产均属公共财物，由使用部门、使用人或保管部门负责维护。未经公司批准，任何部门或个人不得擅自拆除、调出、挪用和变卖。
附件：
资产采购申请单 年 月 日 申请部门 申请理由或说明 品 名 具体型号 数量 单价 金 额 使 用 人 资 产 代 号 合 计：
部门经理审批 分管副总 综合部经理 总经理审批 注：此表作为固定资产、办公用品及其他物品的申请单，请各部门根据实际工作需要填写此表，由部门经理审核签字后交综合部，综合部经理审核批准后再行采购。
办公用品领用单，主要针对领取比较贵重的物品。
办公用品领用单 年 月 日 物品名称 数 量 使 用 人 分管经理 第六章 公文及信件管理制度 一、公文与信息管理基本要求 公司综合部是公司公文及信息处理的管理机构。公文及信息处理必须做到及时、准确、安全、保密。并努力提高公文及信息处理工作的效率和质量，行文要少而精，注重效用。公司所有公文及重要信息均应通过公司内部办公平台（OA）进行发布，综合部应确保该平台的畅通，使公司各种信息能够及时在相关范围内进行交流和传达。
二、收文规定 1、对于一般部门性公文，综合部进行登记后，可按照文件所属部门及时转至该部门经理或直接转至经办人，并由接收人在收文登记本上签字签收。
2、对于涉及全局性的重要来文或无法判断部门归属的来文，需附来文处理单，送呈总经理批示。
3、对于总经理批示办理的来文，综合部应在办理时限内随时进行跟踪和催办，并及时将办理结果反馈给总经理。
4、对于总经理批办的公文，办理完毕后，综合部应将办理结果在来文处理单上进行详细记录，连同原文件一起整理归档，以备查考。
三、发文规定 1、拟稿与核稿：拟稿一般由具体经办人员执笔，拟稿人员拟稿完毕后，应认真填写公文审批单，与稿件原稿一并交送部门主管核稿。部门主管经审核修改无误后，签字确认。
2、会签：公文内容涉及到公司其他部门的，拟稿人应主动征求相关部门意见，相关部门应认真审核公文内容，并在公文审批单上签署意见。
3、审核把关：公文送交领导签发前，综合部将对拟好的文稿进行统一编号，并对公文的格式、用语等规范作最后的全面审核，以提高发文质量。
4、签发：公文经以上逐级审批无误后，由总经理予以签发。签发之日即为文件生效之日。
5、打印与装订：文件经领导签发后，即为定稿。任何人不得随意更改。综合部依照公文格式打印初稿，交拟稿人或核稿人校对，经校对正确无误后，按照所需份数正式打印，并一一装订。
6、用印：公文正式打印后，由综合部加盖公司公章。用印要做到位置恰当、字迹清晰，即“骑年盖月，上不压正文”。
7、存档：公文办理完毕后，综合部应把公文原稿、审批单、正式打印件（一般为一份，重要文件或经常利用的，应保存两份打印件）以及有关附件资料整理归档。除文件使用部门或使用人外，任何个人不得持有或保存原件。
8、公司员工在复印或打印文件时，应如数填写复印打印登记表，并由行政助理协助操作完成相关的工作任务。
第七章 行政会议管理制度 一、公司会议类别 总经理办公例会、生产协调例会、部门例会、专项会议及临时会议。
二、周办公例会 公司定于每周一上午9：30召开总经理办公例会，公司各部门负责人应准时参加，会议内容主要包括落实各部门上周工作完成情况，制订本周的工作计划，并就公司的一些重大事项做出决定。总经理办公例会散会后，由技术部、工程部中层管理人员参加生产协调例会，会议内容主要是对各工程项目中存在的问题进行协调解决。
三、部门例会 各部门根据实际情况，以实效为原则，召开部门工作例会，时间自定，由部门负责人主持，部门内部相关人员或全体参加，会议内容主要包括总结汇报本部门工作安排，传达公司有关精神，处理本部门有关问题，并做会议纪要上报分管副总经理和总经理。
四、其他会议 各部门如需召开技术研讨或工程开标会议时，应提前通知综合部，确定参加人员，以便合理安排会议室，避免会议重叠。
五、会议纪律 1、总经理办公例会无须正式通知，若规定参会人员不能参加，须提前1小时向综合部请假。
2、其他会议如通知参加会议的人员不能按时参加，须提前4小时向会议组织者请假。
3、由公司正式发文召开的会议，若规定参会人员不能参加会议，须于会前24小时提出书面申请，报公司总经理批准。
4、会议期间与会人员应将手机打到振动或静音状态，不得随意走动或出入。
六、会议纪要与决议 公司周例会，综合部负责会议记录，当天整理完成会议纪要，经总经理审核签署发布。
对于专业技术性较强的专题会议，由综合部经理事先与会议主持人商定一名会议记录员，会后在综合部协助下完成会议纪要。
会议纪要应按规定存档并发至相关人员。形成决议的，应以公司正式文件形式下发执行。
需要发布和存档的会议纪要，应当由会议主持人审核并签署；
涉及重要内容的会议纪要应当由董事长审核签署。
第八章 档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益， 特制订本规定。
2、本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、公司及各部门、员工有义务按照规定建立档案，并保证其完整性。
4、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行电脑管理。
二、档案机构及其职责 1、综合部设专人负责公司档案的整理、保管、借阅等工作；
公司各部门指定专人负责档案整理移交工作（即资料员）。
2、档案管理工作由公司总经理统一领导，综合部负责接收、收集、整理、立卷、归档保管，由综合部保管档案和提供其利用工作，并监督各部门的档案工作。
3、综合部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段， 逐步实现档案管理现代化。
三、档案的管理 （一）整理办法：
1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2、步骤：
A、收集 文书档案：随时归档登记，次年年初将上一年的档案整理。
企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理记录。
（1）技术部：
a、技术协议三套：综合部1套（正件）+厂家1套（正件）+技术部1套；
签订技术人员保留技术协议的电子版；
提交技术协议时接收人和提交人要在“资料交接表（附件二）”登记签字。
b、设计图纸：设计人员出底图后，由技术部资料员负责联系图纸的晒印， 然后将蓝图及底图归档。资料员负责图纸的晒发登记、归档。资料员拿到蓝图后，需填写晒图登记表、图纸目录、图纸发放登记表、外发图纸应填写图纸交接单。图纸外发套数根据公司与各电厂所签合同要求，如项目为公司总包，图纸除外发电厂及现场项目部外，则还需发给技术部预算人员一套图纸。如项目为公司技术支持，则只需发放给电厂及施工单位。如果施工现场需要额外增加图纸套数，需到综合部填写“图纸加晒申请书”（附件十）
晒图套数原则上为：
合同所签提供图纸套数+公司预算人员1套（总包时）+3套（公司存档）
综合部暂时协助技术部资料员的工作（填写晒发图纸登记表、资料交接单、图纸目录），移交图纸时在“资料交接表”上登记签字。
c、项目工程结束后一个月内，资料员把已结束项目的底图、蓝图、施工图、竣工图整理后，移交综合部存档，并与“资料交接单”（附件三）核对，准确后双方签字确认。
d、技术部资料员对工程设计原始资料、专业间互提条件、计算书、成品校审意见等中间过程形成的有保存价值的资料进行收集保存。按项目进展情况向综合部资料管理员移交。
（2）工程部：
a、采购合同的原件由综合部档管人员存档，工程部与财务部保留合同的复印件，工程总承包合同原件一份交由综合部档管人员存档，一份交由财务部；
合同的编码按财务部编排的号码登记；
提交合同原件时填写“资料交接表”。
b、工程部在项目结束后将已结束项目的中标标书及合同评审表，整理后移交综合部，并填写“资料交接单”。
（3）综合部：
a、技术协议、各类合同的原件直接移交档案管理员随时登记并及时归档。
b、每季度第一个月十日前将上季度对于公司有保存价值的书信、传真等文 件整理汇编成册，移交档案管理员；
并填写“资料交接单”。
c、对于需要保存的成文会议（董事会议和公司普通会议）记录和决议，会 议记录员整理后，及时移交档案管理员存档；
并填写“资料交接单”。
d、每年三月十日前将上一年需要归档的各类文件（有保存价值的书信、传真、成文会议记录和决议等）整理，存档。
财务部：
每年三月十日前将三年以上的报表、记账凭证、账簿及工程承包合同等需要存档的文件，整理编号后填写“财务交接明细表”（附件一），移交综合部档管人员，由综合部档管人员存档（报表、记账凭证、账簿及工程承包合同等实物由财务自行保管，综合部档管员仅存档财务交接表）。
B、整理 根据分类和成立时间整理。
C、分类 根据工程、时间以及文件的内容进行分类。
D、立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
（二）过程管理：
1、公司及各下属子公司的各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，按公司有关规定将需归档的文件整理后及时移交综合部保管，任何人不得据为己有。
2、属于公司保管的档案：
（1）技术部：技术协议的原件；
已结束工程的图纸底图及蓝图；
各个项目电子版的图纸（包括施工图及竣工图）及成文性文件；
电子文档的交接由档案管理员与图纸设计人员直接交接，填写“电子文档交接表（图纸）/（文档）”（附件四）；
除档案管理员外任何人不得收集图纸。
（2）工程部：各类合同的原件。
（3）咨询部：技术合同书。
（4）综合部：
财务部：凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。
董事会会议纪要及决策的原件；
与律师事务所签订法律顾问合同；
公司的证书及各项专利；
对公司有重要保存价值的来往书信及传真；
领导要求保存的其他文件及物品。
3、属于部门保管的档案：
资料员按照公司规定的归档时间把属于部门保管的文件整理汇编成册，与综合部核对后，把汇编的目录移交综合部，文件由各部门的资料员保管。
4、属于部门保管的文件：
（1）技术部：图纸晒发的登记表、资料交接表、正在施工的项目图纸的底图及蓝图。
（2）工程部：采购合同的复印件；
需要保存的招（投）标文件。
（3）咨询部：各类技术报告；
其他需要保存的文件。
（4）综合部：当年的财务凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）；
采购合同的复印件。
领导要求暂时保管的文件（传真及来往书信）；
各部门人员资料；
签订的其它协议。
（三）监督：综合部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以监督各部门及各部门档案的管理工作。
（四）销毁：
1、每年终了，档案管理人员应根据档案的保管年限，对已到期限，无保存价值的档案进行汇总造册，并拟写“档案销毁申请”（附件五）。
2、销毁清册连同档案销毁工作报告一同报分管经理审核，经总经理批准。
3、销毁档案需有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册（附件六）上注明“已销毁”字样和销毁日期，分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明；
经审查确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人。
4、档案销毁工作报告连同销毁清册，应及时归档，永久保存。
5、对于不经常使用又不宜马上销毁的文件，由部门资料员整理并经部门负责人审批后移交综合部，登记填写“暂不销毁清单”（附件七）后，送往指定地点暂管。
（五）公司档案的分类及编号：
归档文件编号方法 （1）技术部：
a、技术协议的编号形式 SDEE-JX----------- 件号、页（张）号（两位数表示）
项目号（四位数字）
类别号 山大能源（固定）
项目号由年度号（以公元年号的最后两位表示）和本年度设计项目序号（两位数表示）组成。
b、图纸编号按技术部的图纸编号方法编制。
（2）工程部：
a、采购合同、工程总承包合同编号由财务部统一编制；
b、合同会签单的编号按工程部的编号方法编制。
（3）咨询部：
技术合同书及技术报告的编号形式 件号、页号（两位数）
山大能源（固）
类别号 SDEE-ZX- （4）财务：按照有关的财务规定编号 （六）在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
（七）借阅规定：
1、公司员工因工作需要需借阅有关档案时，应填写“资料查/借阅登记表（附件八），依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；
查阅未完工以及由各部门保存的资料，到综合部填写“资料查/借阅登记表”，在规定的查阅时间内归还，如不能在规定的时间归还，需在“资料查阅登记表”上注明归还的时间并经部门负责人同意；
查阅完工并已移交综合部的文档，需要到综合部填写“资料查/借阅申请单”（附件九），经部门负责人审批签字后，方可借出，并限期归还；
查阅带有“机密”或“绝密”字样的文件，须按规定的各级领导签字批准后，方可借阅；
领导不方便签字时电话通知档案管理员后方可借阅，领导回公司后补签。
2、外单位借阅档案，须持有本单位介绍信，经综合部经理审核同意，方可 到档案室借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容也须经总经理同意且审核后方能带出。
3、查/借阅未完工以及由各部门保存的资料的期限及已经移交综合部的文档 借阅期限按登记的日期计算，到期归还；
如需再借，应办理续借手续；
借阅的文 件不得带出公司；
“机密”或“绝密”文件查/借阅期限按总经理批准的期限执 行。
4、借阅人对所借档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、 转借、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
5、档案员在档案借阅允许期限到期前三到五日，对借阅人提出借阅期限到 期提示。
6、图书借阅期限为三个月，如需再借需办理再借手续，不得转借。
7、分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
四、档案备份制度 1、公司所有有价值的文件、图纸、协议、合同等必须备份。
2、各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。
3、备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应由综合部保存。
五、处理条例 有下列行为之一，据情节轻重，给予50-200元罚款处理：
1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；
3、涂改、伪造档案；
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
5、未按手续借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
若情节严重构成犯罪，依法追究刑事责任。
六、责任 1、本制度适用于本公司各部门员工。
2、本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为综合部档案管理人员， 第二责任人为各部门指定的资料员。
附件一：财务交接明细表 附件二：资料交接表 附件三：资料交接单 附件四：电子文档交接表（图纸）（文档）
附件五：档案销毁申请 附件六：销毁清册 附件七：暂不销毁清单 附件八：资料查/借阅登记表 附件九：资料查/借阅申请单 附件十：图纸加晒申请单 附件一：财务交接明细表 提交人 接收人 交接内容：
交接日期 备注 附件二：资料交接表（部门）
序 号 名 称 编 号 份数 提交人 接收人 日 期 备注 1 2 3 4 5 附件三：资料交接单 提交人 接收人 交接内容：
交接日期 备注 附件四：电子文档交接表（图纸）
序号 卷号 图号 提交人 接收人 日期 备注 电子文档交接表（文档）
序号 类 列 编号 提交人 接收人 日期 备注 附件五：档案销毁申请 档案销毁申请 （部门）：
根据公司的档案管理办法的规定，我部门现在 档案（资料）已失去存档价值，望批准。
附：应予以销毁档案明细 部门 年 月 日 附件六：销毁清册 年度档案销毁清册 序 号 销 毁 日 期 事 由 所属 部门 类 别 所 属 年 度 起 止 卷 号 套 监销人 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 附件七：暂不销毁文件登记表 序号 文件名称 保存期限 部门 资料员 档案 管理员 日期 备注 1 2 3 4 5 附件八：资料查/借阅登记表 序号 项目 文件 名称 编 号 借阅人 所属 部门 借阅日期 归还日期 保管人员 备注 附件九：资料查/借阅申请单 借阅人 所属部门 借阅日期 档案名称 编 号 所属部门 经理签字 备注 附件十：图纸加晒申请单 工程名称 图纸编号 数 量 加晒理由 申请人 日 期 部门负责人 备 注 第九章 经济合同管理制度 一、总则 （一）本办法旨在加强内部经济合同管理，规范公司签订、履行经济合同的 全部活动，及时预防、解决经济合同纠纷，维护公司合法权益。
（二）本办法所称经济合同是指公司在对外经营活动中签订的一切有关权利与义务的各类经济合同（协议书），包括采购合同、技术合同和工程合同等。
（三）涉及劳动合同的有关合同管理由综合部另行规定，不在本办法管辖之内。
（四）本办法所称经济合同管理是指公司通过合同管理机构组织合同承办部门按照法定代表人的授权或有关规定订立有关经济合同，监督、检查合同承办部门有关合同的履行，组织合同承办部门处理有关合同纠纷等活动。
（五）合同承办部门是指具体提出合同签署动议，负责前期联络、洽谈和合 同具体履行的部门，并定期就承办合同情况向合同管理机构报告。根据公司各部门的分工，各部门相应承办的合同分别如下：
综合部：主要承办办公设备采购合同、房屋租赁合同、公司形象设计合同、 与公共媒体合作合同；
银行贷款合同、其他融资合同、验资审计及相关咨询服 务合同；
市场部：主要承办与用户的销售合同以及有关市场调查的合同；
工程部：主要承办工程设备及物资采购合同、工程监理合同；
技术部：主要承办与技术开发、技术交流与合作、技术转让、项目研发等 有关的合同。
咨询部：主要承办可行性研究、循环经济规划、清洁生产审核、环境影响评价、节能审计与节能评估等咨询业务有关的合同。
二、经济合同管理机构及其职责 （一）公司的经济合同管理机构为综合部。综合部作为日常管理机构，全面负责办理公司经济合同的管理工作，向公司总经理负责。
（二）合同管理机构的主要职责：
综合部职责：
1、拟订经济合同管理办法，并适时提出修改完善建议；
2、组织相关部门会同公司法律顾问制定公司各类经常、反复使用的合同标准模板；
3、公司所有经济合同中涉及法律部分的内容的审定，联络公司法律顾问，组织律师审核合同文本；
4、重大合同执行的监督、管理；
5、组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；
6、经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台账的设立、统计、上报等基础管理工作；
7、合同章的管理；
8、合同中涉及财务支付、结算手续的审定；
9、参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作。
三、经济合同的签订 （一）以公司名义对外签订经济合同应当由公司法定代表人或其授权代表签 署，其他人无权代表公司签订合同。除公司法定代表人或其授权代表同意外，公司各部门不得以本部门名义或以公司名义擅自对外签订合同或对外单位或个人提供经济担保。
（二）授权代表签订合同的，除公司内部有关文件已明确授权外，必须由公司法定代表人签发《法定代表人授权委托书》。授权代表只能在授权范围内行使代理权，严禁越权代理。
（三）签订经济合同前，承办部门应当详细了解对方当事人的主体资格和信用情况，查验对方签约单位法定代表人的身份证明、法定代表人授权委托书和营业执照等证明文件。
（四）签订经济合同，必须采用书面形式。经济合同文本应当内容合法可行， 主要条款完备，权利义务对等，文字表达准确。一般性经济合同由承办部门负责草拟工作，如公司已制订对应合同模板，应严格采用合同模板。所有合同文本，在最终签署前，均应由公司法律顾问审核。
（五）经济合同内容涉及到公司其他部门的，合同承办部门应在签约前主动征求有关部门的意见。有关部门应当认真审核并签署意见。
（六）合同承办部门承办的合同文本，须交企业法定代表人或其授权代表签字并加盖公司合同专用章（两页以上的重要合同文本应加盖骑缝章）后，视为合同订立。
（七）需要审批备案或签证、公证的经济合同，由合同经办部门或由综合部及时到主管部门办理手续。
（八）正式签订的经济合同文本交由我方的一般为一式四份，合同副本由双方当事人协商而定。公司一方的正式合同文本由综合部存档，副本由承办部门留存。
四、经济合同的履行监控 （一）合同承办部门应切实保证合同的履行。在经济合同履行期间，合同承办部门发现合同不能履行或不能完全履行时，应督促对方继续履行并积极采取补救措施。经办人是合同履行、监控的第一责任人，负责全过程实施或监控合同中约定的付款、验收等工作。
（二）经办人有责任监控对方履约情况。合同履行出现异常情况的，经办人应及时向上级汇报。合同履行异常情况下发出的警告、交涉、通知、答复等文件应经主管领导审核。
（三）合同执行过程中需要相关部门协助的，合同承办部门应及时将合同复印件交付相关部门，相关部门接到复印件后应向合同承办部门签收、注明签收日期并切实按照合同相关条款的规定执行，确实无法执行的，应及时回复，以便作出相应调整。
（四）经济合同履行期间，依法需要变更或解除时，承办部门应及时通知综合部，并在法定期限内积极与对方联系协商，尽快作出处理。
（五）变更或解除经济合同的有关协议，必须采用书面形式，并由承办部门按签订原合同的手续办理。
五、经济合同纠纷的处理 （一）合同履约过程中发生违约事项，合同条款中有规定的，应按合同条款规定处理；
合同条款中没有规定的，合同承办部门应及时将可行的解决方案报上级批准后方可处理，不得自行决定。合同执行中发生争议，经协商不成，合同承办部门应及时查明有关情况和事实，收集证据，保留原始资料，并以书面形式通知综合部。由综合部协同法律顾问来解决有关仲裁或诉讼事宜。
（二）合同争议或变更事项的协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。
六、经济合同档案保管 （一）公司在签订、履行经济合同过程中形成的各类经济合同文本及与合同有关的往来邮件、信件、传真、记录和图表等，均属于经济合同档案。合同承办部门和合同管理机构必须妥善保管，任何人不得擅自损毁或私留。
（二）综合部对生效的合同，建立档案，及时进行分类、整理、编号、立卷、 统一装订归档。
（三）经济合同为公司商业秘密，凡知悉合同内容的人均负有保密义务。所有合同管理人员和承办人员必须严格保守秘密，严禁泄露在签订、履行和承办管理经济合同中所涉及的公司商业机密和技术秘密，自觉维护公司利益。
（四）因工作需要查阅合同文本的，应经主管业务的负责人或总经理批准后， 在综合部查阅，并由综合部档案管理人员监督。需要借阅的，由借阅人办理借阅登记手续后方可将合同文本拿出综合部，并应在三天内将合同文本送回，综合部档案管理人员应详细登记送回日期及送回人。
七、考核与奖罚 （一）对在签订、履行和管理经济合同工作中成绩显著或为公司避免、挽回重大经济损失的有关人员，应当给予奖励。
（二）对在签订、履行和管理经济合同中违反规定、泄露秘密、失职、渎职， 造成公司重大经济损失，或以权谋私、损公肥私的人员，应当追究其经济、行政责任。触犯刑律的，依法移送司法机关处理。
（三）有关奖励、处分执行公司有关规定。
第十章 办公区管理制度 一、仪容风纪 （一）凡在公司办公楼工作之员工，均须衣着整洁，保持良好的仪容仪表。（二）公司员工上班时间一律穿工装或正装。
二、接待管理 （一）综合部在工作时间合理安排部门职员在接待台值班，见到客人来访应主动站立向客人了解来意、身份及需会见员工姓名并电话通知相关负责人到接待室会客，不得将客人带入办公区域。
（二）如客人需要会见公司总经理，应先询问是否预约并及时与总经理取得联系，得到确认后方可带领客人进入总经理综合部。
（三）接到客人的电话来访，应使用礼貌用语了解客人情况，得到初步确认 后可将电话转至相关负责人处，涉及公司重要事宜的应及时做书面记录并上报公司总经理。
（四）
公司员工禁止将公司总经理及高层管理人员的手机号码及住宅电话 告知他人。
三、安全管理 （一）公司综合部负责公司办公区域的安全保卫工作。
（二）要加强法制教育，增强法制观念和治安防范意识。消除一切不安全隐患。
（三）办公楼内要保持肃静，不准大声喧哗、追逐、吵闹。非紧急情况，不得在走廊内奔跑、喊人，工作期间不得无故乱窜综合部，不得在办公楼内从事玩扑克、打麻将、玩游戏、网上聊天等娱乐活动。
（四）未经允许不得乱接电源，乱拉电线。按规定使用完计算机、复印机等设备后，工作结束后要及时切断电源。
（五）下班时要把文件、重要资料放入文件柜或抽屉里锁好。仔细检查、关闭所有门窗。
（六）财务部库存现金要按照有关规定存放，不得超存。
（七）非公司员工一律禁止进入办公区域，客户接待应在接待室内进行。如确有特殊情况需进入办公区域的，会客者应将客户带至指定地点，处理完有关事务后即刻带离办公区域。
（八）办公区内不得吸烟，禁止将易燃易爆物品带入办公区。
四、卫生管理 （一）员工有义务保持办公场所的整洁、舒适。
（二）办公场所内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语，不准堆放或悬 挂物品。
（三）各部门综合部一律不准存放与工作无关的私人物品。
（四）走廊、楼梯间、卫生间空地处，除按规定摆放消防、卫生等设备外，不得摆放其他物品。
（五）自觉维护办公楼卫生，不随地吐痰、不乱扔烟头、纸屑等杂物、不往水池内倾倒茶叶水等杂物。
五、水电管理 （一）下班后每位员工应关闭各自使用的电脑及其他用电设备，各部门最后一名离开办公区的员工负责关闭所有电器设备的电源。
（二）每位员工应节约用水，用水后要检查水龙头是否关闭，马桶冲水器是否回位。
（三）如员工发现办公区域水电等设备设施出现故障应及时通知综合部进行维修，所有员工均负有协助综合部进行日常维护的义务。
第十一章 车辆管理制度 一、车辆使用及调度 （一）公司所有车辆的日常管理及车辆驾驶人员的安全业务学习，统一由综合部负责，综合部设专人负责车辆管理工作（车管员）。
（二）公司车辆除领导专用车辆配备了专职司机，其他车辆均由公司经理及各部门经理个人驾驶。为了保证车辆安全及车况良好，各车辆驾驶员应在每次出车前对车辆做必要的检查，以确保车辆无故障上路行驶。
（三）公司车辆一律不许私自外借，确有特殊情况外借时，需报经公司领导同意，方可外借。外借期间发生的一切费用均由借方自行承担。
（四）公司所有车辆均由综合部统一调度使用，各部门员工出行如需公司派车，应填写派车通知单并由部门经理签字确认后交综合部，综合部根据出行人员数量、时间、行程调配合适的车辆。
二、车辆安全管理 （一）车管员对所有车辆均应建立车辆管理档案，对每部车辆的使用状况进行跟踪管理，及时维修保养及排除安全隐患。各车辆驾驶员如发现车辆故障，应及时报综合部进行维修（如在外地，应及时到就近的4s服务站进行及时维修），严禁带“病”车辆上路行驶。
（二）车管员在确定车辆需要维修时，应填写车辆维修申请单，说明维修及保养的项目及大约费用，报经公司领导同意后方可维修。为确保车辆的维修质量，公司所有车辆的维修必须到各品牌指定的4S中心进行维修。
（三）本公司车辆的保险，车辆年审等工作由综合部统一管理。
1.本公司车辆保险均选择信誉良好的中国人保、平安保险公司进行投保。在投保的过程中，应与保险公司指定的部门联系，并确定投保的最优惠价格后方可投保。
2.投保时应确定车辆保险期限，避免重复投保。
3.公司对所有车辆的投保均为全保，所以各车辆驾驶员的行驶过程中如遇出险事故等情况，应及时报案，经保险公司现场勘查后，方可日后维修。
4.如遇其他特殊情况，应及时与综合部联系，车管员会及时协助进行处理。
（四）各车辆驾驶员在驾驶过程中应杜绝以下情况的发生：酒后驾驶，疲劳驾驶，车辆存在故障时驾驶，超速行驶，违章驾驶，肇事逃逸等。
（五）各车辆驾驶员在使用车辆过程中，应尽可能采取燃油节约措施，严禁长时间怠速开空调、停车不熄火等不规范行为。
（六）各车辆使用人员在车辆停放时，应选择安全的停车地点，避免车辆丢失及刮擦等情况。
三、其他事情的处理 （一）各车辆驾驶员在驾驶该车辆的过程中，如遇违章、罚款等情况，由驾驶员自行承担。
（二）车辆在行驶过程中如发生非正常的事故、意外等情况时，应及时报案并与公司联系，公司会尽全力协助处理。
（三）车辆驾驶人员未经批准将车转借他人驾驶或私自出车发生交通事故的，一切费用自负，并给予个人所发生费用10%的处罚。
附件：
车辆维修申请单 年 月 日 车 号 申请维修人 主要故障 维修地点 维修费用 备 注 总经理：
部门经理：
车管员：
第十二章 保密制度 一、总则 1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
2、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
3、公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。
4、公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
5、对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门 或员工实行奖励。
二、基本要求 1、公司所有人员都要严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、 泄漏公司机密。
2、不得向公司其他员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
三、保密范围和密级确定 1、公司秘密包括下列秘密事项：
（1）公司重大决策中的秘密事项。
（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
（3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
（4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
（5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
（6）公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
（7）其他经公司确定应当保密的事项。
2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公 司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；
机密是重要的公司秘 密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；
秘密是一般的公司秘密，泄露 会使公司的权益和利益遭受损害。
3、公司秘级的确定：
（1）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；
（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
（3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
4、属于公司秘密的文件、资料，各部门应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。
四、保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理或分管副总经理委托专人执行，其所授委托人负有完全保密义务。
2、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： （1）非经总经理或主管批准，不得复制和摘抄；
（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
（3）秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告部门经理。
3、属于公司各部门的商业秘密（包括技术秘密和经营秘密），由部门经理负责监管，并采用相应的保密措施。
4、严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。
5、严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经各级领导批准。并按规定办理借用登记手续。
6、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
7、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： （1）选择具备保密条件的会议场所；
（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
（4）确定会议内容是否传达及传达范围。
8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
9、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告综合部；
综合部接到报告，应立即作出处理。
五、责任与处罚 1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50元以上500元以下：
（1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
（2）违反本制度规定的秘密内容的；
（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的。
2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
（1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
（3）利用职权强制他人违反保密规定的。
六、附则 本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（1）使公司秘密被不应知悉的；
（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的；
（3）使公司秘密在工作中因个人疏乎而导致被他人得知的。
第十三章 员工宿舍管理制度 一、总则 公司宿舍包括单身宿舍及工地用临时宿舍。均由综合部统一租赁管理，统一安排、统一调整。
二、公司宿舍入住条件 （一）单身宿舍入住条件：员工居住地在外地，且目前为单身的员工，或员工虽已成家，但家在外地，在济南没有住房的员工，可申请住宿单身宿舍。
（二）工地临时宿舍入住条件：长期派驻工地员工由工程部统一安排入住。
三、基本要求 （一）有以下情形之一者，不得申请住宿单身宿舍：
1、患有传染病者。
2、有吸毒、赌博等不良嗜好者。
3、不能保证遵守本规定者。
（二）申请宿舍应填具“住宿申请单”，交由综合部核准后报总经理审批。
（三）单身宿舍按入住先后顺序安排房间，先住者不得阻挠、刁难或使用其他手段为难后来者。
（四）住宿员工不得将宿舍之一部分或全部转租或出借予他人使用，一经发现，将立即停止其居住权利。
四、宿舍使用费用及标准 （一）公司只提供宿舍租赁费，其它费用由入住者个人承担。
（二）员工入住单身宿舍所需被褥等物品由个人自备。
（三）工地所用租赁房屋的房租、水电费均由公司承担，所有必需物品均由公司统一购买并配备。
（四）所有入住公司宿舍的人员的私有财产应各自妥为保管，遗失自负。
五、修缮 （一）公司租用宿舍的修缮及修缮费用原则上由公司负担，属于房屋本身问题的根据租赁合同，由综合部负责与房主进行交涉。
（二）因入住者过失或故意造成的损失，将由入住者本人全额负担修缮费用。（三）居室或附属设施需要修缮时，由入住者向综合部提出申请。
（四）住宿员工对其居住宿舍不得随意改造或变更，违者将视情节给予20 元-1000元的罚款。
六、处罚规定 住宿员工应遵守下列规定，若违反以下规定一次者，将视情节严重情况处以50-200元的罚款：
（一）服从综合部管理与监督。
（二）室内禁止私自接配电线及安装电器（正常炊事设备除外）。
（三）室内不得存放或使用危险物品及易燃等违禁物品。
（四）不得在宿舍内酗酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。
（五）不得带异性朋友入住公司宿舍。
（六）不得有偷窃行为。
七、安全卫生 （一）入住者应注意公共卫生，努力保持厨房、卫生间等的清洁卫生。
（二）入住者患传染病时，应迅速与综合部联系，并听从具体安排。
（三）入住者应特别注意防火安全，在使用电器和煤气时，必须严格遵守操作规定。
（四）一旦出现火灾等，入住者应及时采取应急措施，同时迅速与综合部联系。
（六）入住者丢失房屋或房间钥匙的，应立即负责更换相关门锁，以确保安全。
（七）员工在劳动合同期满后离开公司、辞职、解聘时，须交回其住房，否则不予办理任何其调动手续。
第十四章 奖惩制度 为了维护公司正常的管理秩序和生产秩序，提高工作效率降低生产成本，明确员工的权力和义务，纠正员工违规违纪的行为，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律、法规制定本制度。
一、奖励 （一）奖励的种类分为：
1、嘉奖 嘉奖的奖金为1000元以下，奖金在当月发放，并公告表扬；
2、记小功 记小功的奖金为10000元以下，奖金在当月发放，并公告表扬；
3、记大功 记大功的奖金为50000元以下，奖金在当月发放，并公告表扬；
4、其它重大奖励 根据员工的具体表现和对公司的贡献，酌情给予晋升提级或其它重大奖励，并公告表扬。
有下列行为之一者，给予嘉奖：
1、维护公司利益，为公司争得荣誉，防止或挽救事故与经济损失有功者；
2、有团队精神、乐于助人，并有具体事实者；
3、品性端正、工作努力、工作绩效优异者；
4、其它可以嘉奖的。
有下列行为之一者，予以记小功：
1、对生产技术或管理制度提出建设性意见，经采纳施行，卓有成效者；
2、节约原材料或对废料再利用，卓有成效者；
3、检举违规或举报他人损害公司利益者；
4、发现职责外的故障，予以速报或妥善处理防止损害者；
5、其它可以记小功的。
有下列行为之一者，予以记大功：
1、遇有意外事件或灾害时，为了维护公司利益或员工安全，奋不顾身，不避危难阻止危害发生或减少损失者；
2、研究发明对公司确有贡献，并使成本明显降低，利润显著增加者；
3、有其它重大功绩的。
有下列行为之一者，予以其它重大奖励：
1、对公司有特殊贡献，足为全公司表率者；
2、一年内记大功三次以上者（含三次）；
3、其它可以予以重大奖励的。
（二）奖励程序：
1、主管推荐、本人自荐或单位提名；
2、员工委员会会同综合部审核；
3、董事会或总经理批准。
二、惩罚 （一）惩罚的种类分为：
1、警告 警告一次，扣减当事人工资200元以上，并记录在档案中；
2、记小过 记小过一次，扣减当事人工资1000元以上，并记录在档案中；
3、记大过 记大过一次，扣减当事人工资5000元以上，并记录在档案中；
4、 降级处理 根据员工的具体表现和对公司的损害程度，除对当事人进行经济处罚外，并酌情给予降级处理；
5、违法违规解除劳动合同 对违反法律法规及本规定的员工解除劳动合同，不支付任何经济补偿金。
有下列行为之一者，予以警告：
1、工作时间玩游戏、看电视（电影）、擅自离岗、短时瞌睡、怠工或因其它私人的事务贻误工作者；
2、托人或代人打卡、改卡；
3、不按公司要求着装者或行为不端影响公司形象者；
4、其它类似违反规定者均以警告处罚。
有下列行为之一者，予以记小过：
1、一年内被警告处分三次者；
2、对上级指示或有期限之命令，未申报正当理由而未如期完成或不处理者；
3、未经许可，擅自翻阅与其经办事项无关的他人文件、函电、账本、报表，或探询、评论他人工资/奖金、泄露本人工资/奖金者；
4、其它应予以记小过的。
有下列行为之一者，予以记大过：
1、不服从主管领导工作安排，严重影响工作或办公秩序者；
2、拨弄是非、影响团结、损害领导威信或公司信誉者；
3、半年内累计记小过三次者；
4、上班时间从事非工作范围内的事件，严重影响工作者；
5、工作中出现问题，不实事求是及时承认错误或指出他人错误，故意隐瞒不报者；
6、工作中出现其它应予以记大过的。
有下列行为之一者，予以降级处理：
1、违反国家法规、法律、政策和公司规章制度，造成经济损失或不良影响者；
2、违反劳动纪律，经常迟到、早退、旷工、消极怠工，没完成工作任务者；
3、擅离职守或违反安全规定措施导致事故，使公司蒙受重大损失者；
4、遗失经管之重要文件、机件、物件或工具，撕毁公文或公共文件者；
5、擅自变更工作方法致使公司蒙受重大损失者；
6、一年内累计记大过三次者。
有下列违法违规行为之一者，予以解除劳动合同，并且不支付任何形式的经济补偿金：
1、提供虚假身份证件，学历证件或学习经历，工作经历签订劳动合同者；
2、一年内累计记小过超过六次或记大过超过三次者；
3、连续旷工超过十五天或一年内累计旷工超过三十天者；
4、故意破坏公司财物，造成公司重大损害者；
5、参与社会不法团体、组织，从事违法乱纪行为者；
6、不服从主管调动或工作安排，经过上级领导劝说后仍然不服从者；
7、故意进行危害公司或其它职工安全的行动和事宜者；
8、利用职务便利为他人窃取、提供本公司的客户资料、生产资料、人事档案、技术（设计）图纸或涉及公司商业、技术秘密的电子文件等资料的；
泄漏公司商业秘密，致使公司蒙受重大损害者；
9、张贴、散发煽动性文字、图书、足以破坏劳资情感者，撕毁公告及其它公司发贴的文书并经批评后再次违反者；
10、任何种类的偷窃、贪污、赌博，非法侵占公有财产、挪用公物、公款，损公肥私等违法行为者；
11、上班时酗酒妨害工作秩序者；
12、任何性质的伪造公司档案、公章、公文或其他对内、对外信函等，损害公司利益者；
13、从事第二职业或与其他企业建立劳动关系或服务关系，对完成本职工作有严重影响者，或者经公司提出，拒不改正者；
14、因自身过错，或服务态度差导致客户月投诉达二次以上者；
15、因管理失职导致货期/工期延误，或因质量原因被客户退货，造成公司重大损害者；
16、消极怠工，无法如期、如质、如量完成上司或主管交付之任务者；
17、办事拖拉、相互扯皮、乱窜岗位、严重影响生产和工作者；
18、玩忽职守，违反技术操作规程和全规程，或者违章指挥，造成事故，使公司遭受重大损害者；
19、工作不负责任，经常产生废品，损坏设备工具，浪费原材、能源，造成重大损害者；
20、利用公司名义在外招摇撞骗，致使公司名誉蒙受重大损害者；
21、严重失职，营私舞弊等造成公司重大损害者；
22、依据劳动合同调派工作，无故拒绝者；
23、其他给公司造成重大损害的行为者；
24、其他类似行为，违反公司其他规章制度应给予解除劳动合同者；
25、法律法规规定应当解除劳动合同的。
前项各款本公司自知悉员工违法违规事实之日起解除劳动合同，员工的违法违规行为致使公司遭受损失者，本公司拥有保留要求员工承担损失赔偿责任的权利，情形严重者送交司法机关办理。
（二）惩罚程序：
1、员工检举、主管或单位提名；
2、综合部查实，员工委员会审核；
3、董事会或总经理批准。
三、其他 1、对员工的奖惩实行精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅的原则。公司对员工的奖励和惩罚应当公正公开（但涉及到个人隐私及公司商业或技术秘密的除外）。
2、本制度所说的重大损害是指行为人的行为造成公司的经济损失达人民币10000元以上（包括10000元人民币）的损失。
3、一年内被警告处分两次以上者（含两次），取消优秀员工评选和职位晋升资格。
4、本制度适用于公司及子公司就职的全体人员。
5、本制度每年修订一次，公司做出的奖惩决定按照事发时的规定执行。
6、本制度解释权归本公司总经理。
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